Tener un inventario registrado en un ERP no significa únicamente conocer cuántas unidades aparecen disponibles. Para confiar en ese dato necesitamos poder comparar lo que registra el sistema con lo que realmente existe en el almacén, identificar diferencias y reconstruir los movimientos que explican el saldo.
En iSiore GO podemos trabajar ese control desde varias capas conectadas. Podemos registrar un inventario físico por almacén, comparar el stock del sistema con el conteo realizado, conservar las diferencias encontradas y consultar después el Kárdex para revisar qué documentos, entradas y salidas llevaron al saldo actual.
Además, cuando necesitamos revisar el valor económico del inventario, contamos con un proceso de valorización que valida operaciones pendientes y saldos antes de cerrar el periodo.
El objetivo no es confiar ciegamente en una cifra. Es poder responder preguntas concretas: ¿cuánto dice el sistema?, ¿cuánto encontramos físicamente?, ¿qué diferencia existe?, ¿qué movimientos originaron el saldo? y ¿el periodo está correctamente valorizado?
¿Qué necesitamos controlar para mantener un inventario confiable?
En iSiore GO podemos revisar el inventario desde tres niveles complementarios:
- Inventario físico: comparamos la existencia registrada con lo encontrado realmente en el almacén.
- Kárdex: revisamos cómo las entradas, salidas y documentos fueron modificando el saldo.
- Valorización: comprobamos que los movimientos que afectan el costo estén sustentados antes de cerrar el periodo.
Esta separación es importante porque una cosa es conocer el stock actual y otra poder explicar cómo llegamos a ese stock.
Si buscamos una visión más amplia de almacenes, ubicaciones, movimientos y stock, podemos revisar también nuestro ERP de inventarios.
En iSiore GO podemos comparar el stock del sistema con el conteo físico
Dentro de iSiore GO contamos con la pantalla Registrar Inventario, ubicada en:
Módulo Comercial → Almacén → Registrar Inventario
Desde esta pantalla podemos seleccionar el almacén que vamos a revisar, consultar las existencias y registrar cuánto encontramos físicamente.
El proceso permite trabajar con datos concretos como:
- código del producto;
- producto;
- presentación;
- categoría;
- clasificación;
- número de lote;
- unidad de medida;
- stock registrado;
- conteo físico.
Esto nos permite evitar un conteo demasiado general. Podemos identificar qué producto estamos contando, en qué presentación, dentro de qué almacén y con qué lote cuando corresponde.
Stock x UM vs. Conteo x UM
iSiore GO diferencia dos valores fundamentales durante el inventario:
Stock x UM: representa la cantidad que actualmente está registrada en el sistema.
Conteo x UM: representa la cantidad física que encontramos durante el inventario.
Cuando necesitamos corregir el conteo de una existencia, podemos abrir la opción Ingresar conteo. Allí vemos el stock actual como un dato de solo lectura e introducimos la cantidad encontrada físicamente.
Así obtenemos una comparación directa entre sistema y realidad física.
¿Cómo calcula iSiore GO una diferencia de inventario?
Para cada existencia seleccionada en el inventario, iSiore GO conserva:
stock del sistema + conteo físico + diferencia
La diferencia se calcula de esta manera:
Diferencia = Stock del sistema − Conteo físico
Por ejemplo, si el sistema registra 100 unidades y durante el conteo encontramos 96:
100 − 96 = +4
Esto significa que el sistema registra cuatro unidades más que las encontradas físicamente.
Si el sistema registra 100 y encontramos 103:
100 − 103 = −3
En este caso existen físicamente tres unidades más de las registradas por el sistema.
El valor de esta comparación está en que la diferencia no queda como una apreciación informal del almacén. Forma parte del registro del inventario.
Podemos registrar inventarios parciales
No siempre necesitamos contar todas las existencias mostradas en una consulta.
En iSiore GO podemos seleccionar las filas que formarán parte del inventario. Una existencia que no ha sido seleccionada no se incorpora al detalle del registro.
Esto permite concentrar el conteo sobre determinadas existencias obtenidas mediante filtros como:
- almacén;
- categoría;
- clasificación.
El almacén es obligatorio porque determina dónde estamos realizando el inventario.
De esta forma podemos trabajar sobre un conjunto concreto de productos sin convertir cada revisión en un conteo general de toda la operación.
El inventario también puede conservar el lote
Cuando una existencia maneja lote, el registro del inventario conserva el número de lote asociado a la fila seleccionada.
Esto permite bajar el control desde:
producto → cantidad
hasta:
producto → presentación → almacén → lote → stock registrado → conteo físico → diferencia
El control por lote resulta especialmente relevante cuando la operación necesita mantener identificadas existencias diferentes de un mismo producto.
Para empresas que trabajan con este tipo de operación también contamos con contenido específico sobre gestión de inventarios industriales.
Cada inventario queda identificado
Cuando registramos un inventario, iSiore GO genera automáticamente un código único.El código utiliza la fecha y hora del registro y no se modifica desde la pantalla.
Además, el inventario conserva información como:
- almacén;
- código del inventario;
- stock del sistema;
- conteo físico;
- diferencia;
- observación;
- fecha;
- usuario que realizó el registro;
- fecha de registro;
- existencia;
- lote correspondiente.
La observación es obligatoria y puede utilizarse para describir el motivo, alcance o resultado del conteo.
Así podemos volver posteriormente a un inventario y saber qué se contó, dónde se contó, qué diferencia encontramos, cuándo se realizó y quién lo registró.
Registrar una diferencia no significa ajustar automáticamente el stock
Existe una diferencia importante entre detectar una discrepancia y modificar el stock.
La función Registrar Inventario documenta el conteo físico y calcula la diferencia respecto al stock registrado. El guardado del inventario conserva ese resultado.
Por tanto, registrar un inventario en esta pantalla no debe confundirse con generar automáticamente una entrada o salida que ajuste el stock por la diferencia encontrada.
La primera tarea es identificar y registrar correctamente la discrepancia. Después podemos investigar qué ocurrió revisando los movimientos que llevaron al saldo actual.
Ahí entra el Kárdex.
El Kárdex nos permite entender cómo llegamos al stock actual
La pantalla Consulta de Kárdex permite revisar el movimiento histórico de un producto dentro de un almacén determinado.
Hay una diferencia práctica entre consultar stock y consultar Kárdex:
El stock nos indica la existencia actual.
El Kárdex nos explica cómo llegamos a esa existencia.
En iSiore GO podemos consultar el Kárdex utilizando una combinación de:
- almacén;
- producto;
- presentación;
- periodo.
El resultado muestra cronológicamente los documentos que afectaron el inventario.
Cada movimiento puede incluir datos como:
- fecha;
- almacén;
- tipo de documento;
- número de documento;
- entradas;
- salidas;
- saldo;
- precio de entrada;
- costo promedio;
- entrada valorizada;
- salida valorizada;
- saldo valorizado.
Por eso, cuando encontramos una diferencia, no tenemos que quedarnos únicamente con la pregunta “¿por qué no cuadra?”.
Podemos comenzar a revisar qué documentos explican el saldo que actualmente vemos en el sistema.
Cada movimiento del Kárdex tiene un documento de origen
Cada fila del Kárdex corresponde a un documento que modificó el inventario.
Podemos identificar:
documento → fecha → operación → entrada o salida → nuevo saldo
El número de documento permite identificar el origen del movimiento.
Esto convierte el Kárdex en una pieza importante para investigar diferencias. Si tenemos un saldo que no esperábamos, podemos revisar qué movimientos lo fueron modificando y localizar los documentos asociados.
Cada almacén mantiene su propio Kárdex
En una operación con varios almacenes no debemos interpretar el stock de un almacén como si representara automáticamente toda la empresa.
En iSiore GO, cada almacén mantiene su propio Kárdex. Un mismo producto puede tener cantidades diferentes en almacenes distintos.
Por eso, antes de investigar una diferencia debemos verificar correctamente:
almacén + producto + presentación
La presentación también importa. El Kárdex puede mostrar cantidades diferentes según la presentación seleccionada, sin que eso signifique que cambió la existencia real del producto.
Si nuestra operación trabaja con varias sedes o almacenes, podemos profundizar en nuestro contenido sobre ERP para múltiples almacenes, stock y transferencias.
El saldo anterior conecta un periodo con el siguiente
La Consulta de Kárdex trabaja por periodos mensuales.
Al comenzar un periodo encontramos un registro denominado:
SALDO-ANTERIOR
Este valor representa el saldo físico y valorizado con el que terminó el periodo anterior.
Por ejemplo:
saldo final de agosto → saldo anterior de septiembre
Esto permite mantener continuidad entre periodos.
Si una diferencia parece venir de meses anteriores, podemos revisar los periodos consecutivos hasta identificar dónde se originó.
Fecha del documento y fecha del movimiento pueden ser distintas
iSiore GO también diferencia:
Fecha Documento: fecha de emisión del documento.
Fecha Movimiento: fecha con la que ese documento afecta el Kárdex.
Estas fechas pueden ser distintas.
Además, cuando existen varios movimientos en una misma fecha, el sistema utiliza una Posición en Fecha para determinar el orden en el que se procesan.
La secuencia importa porque puede modificar el orden de los saldos y el cálculo de los costos dentro del periodo.
Desde la Consulta de Kárdex podemos modificar la Fecha Movimiento y la Posición en Fecha.
Las cantidades o importes no se modifican desde esa pantalla. Si necesitamos corregirlos, debemos hacerlo desde el documento de origen correspondiente, como el ingreso, la salida o la transferencia.
Podemos comparar el saldo del Kárdex con el stock
Otro control importante consiste en comparar:
saldo del último movimiento del Kárdex
contra:
existencia informada en stock
Si ambos valores no coinciden, debemos revisar la operación.
Entre las situaciones documentadas que pueden producir diferencias se encuentran documentos pendientes de aprobar o ingresar.
Esta comparación añade una segunda validación al inventario. No solo podemos contrastar el sistema contra el conteo físico, sino también verificar si el saldo actual es consistente con la secuencia de movimientos registrada.
Un inventario confiable también necesita revisar su valorización
El control físico responde principalmente a:
¿cuántas unidades tenemos?
La valorización añade otra pregunta:
¿qué valor tiene el inventario registrado?
El Kárdex de iSiore GO muestra tanto movimiento físico como movimiento valorizado.
Podemos revisar:
Movimiento físico
- entradas;
- salidas;
- saldo.
Movimiento valorizado
- valor de las entradas;
- valor de las salidas;
- saldo valorizado;
- costo promedio.
El campo P.Costo representa el costo promedio unitario vigente después de cada movimiento.
Un periodo pendiente de valorizar todavía puede cambiar
Cuando el Kárdex aparece como:
PENDIENTE DE VALORIZAR
el periodo continúa abierto.
En ese estado, los precios unitarios y costos promedio todavía pueden recalcularse cuando agregamos, corregimos o reordenamos movimientos.
Cuando el periodo pasa a:
VALORIZADO
la valorización ha sido ejecutada y los importes quedan fijados dentro de ese proceso.
Por eso debemos diferenciar claramente entre consultar valores provisionales y revisar un periodo ya valorizado.
Antes de valorizar debemos resolver movimientos pendientes
La pantalla de Consulta y Valorización de Kárdex no comienza directamente cerrando el periodo.
El flujo documentado es:
- seleccionamos el periodo contable;
- buscamos operaciones pendientes de sustentar;
- revisamos y regularizamos los documentos;
- confirmamos que los pendientes lleguen a cero;
- registramos la fecha de valorización;
- añadimos observaciones;
- ejecutamos la valorización.
Existe una grilla específica de Operaciones Pendientes de Sustentar.
Cada registro representa un movimiento de almacén que todavía no cuenta con sustento de costo.
Mientras existan registros pendientes, iSiore GO no permite valorizar el periodo.
iSiore GO valida saldos negativos antes de valorizar
Otro control previo consiste en comprobar que no existan saldos negativos por:
producto + almacén + lote
Si el sistema detecta saldos negativos, cancela la valorización y no registra los cambios.
Un caso documentado es una salida registrada sin su ingreso correspondiente.
En ese escenario necesitamos corregir primero los movimientos y ejecutar nuevamente el proceso.
Por tanto, la valorización no funciona simplemente como un botón para cerrar el mes. Existen condiciones que debemos resolver previamente para completar el proceso.
¿Cómo podemos revisar una diferencia de inventario en iSiore GO?
Un flujo práctico es el siguiente:
1. Realizamos el conteo físico
Seleccionamos el almacén y las existencias que vamos a revisar.
2. Comparamos sistema contra realidad física
Revisamos Stock x UM y registramos Conteo x UM.
3. Identificamos la diferencia
iSiore GO conserva el stock, el conteo físico y la diferencia correspondiente.
4. Verificamos producto, presentación, almacén y lote
Antes de investigar movimientos comprobamos que estamos analizando exactamente la misma existencia.
5. Consultamos el Kárdex
Revisamos entradas, salidas, documentos y saldo del periodo.
6. Revisamos periodos anteriores si es necesario
El SALDO-ANTERIOR permite seguir la continuidad del inventario entre meses.
7. Comparamos el saldo del Kárdex con el stock
Podemos detectar si existen inconsistencias o documentos todavía pendientes dentro del flujo.
8. Revisamos la valorización
Antes del cierre comprobamos operaciones pendientes de sustentar y posibles saldos negativos.
De esta manera pasamos de simplemente detectar que “el inventario no cuadra” a disponer de información concreta para investigar dónde aparece la diferencia.
¿Para qué tipo de empresa resulta especialmente útil este control?
Este enfoque tiene más sentido cuando manejamos una operación en la que intervienen varias variables al mismo tiempo, por ejemplo:
- diferentes almacenes;
- gran cantidad de productos;
- distintas presentaciones;
- control por lotes;
- múltiples entradas y salidas;
- transferencias entre almacenes;
- inventarios físicos periódicos;
- necesidad de conocer el costo del inventario;
- movimientos que deben mantenerse relacionados con documentos.
En estas operaciones no basta con disponer de una cifra global. Necesitamos poder llegar desde el saldo hasta los movimientos que lo originaron.
iSiore GO para mantener un inventario confiable
En iSiore GO podemos trabajar la confiabilidad del inventario conectando tres controles que normalmente necesitamos revisar juntos.
Primero, registramos el conteo físico y lo comparamos con el stock registrado.
Después, utilizamos el Kárdex para conocer las entradas, salidas y documentos que explican el saldo.
Finalmente, validamos la valorización para comprobar que los movimientos que afectan el costo estén sustentados y que no existan condiciones que impidan cerrar correctamente el periodo.
Así, el inventario deja de ser únicamente un número disponible en pantalla. Podemos seguir su historia mediante almacén, producto, presentación, lote, conteo, diferencia, documentos, movimientos, saldo y valorización.
Si queremos evaluar cómo funcionaría este proceso en nuestra propia operación, podemos revisar las capacidades de nuestro ERP para controlar inventarios, almacenes y movimientos.
Preguntas frecuentes sobre control de inventarios con iSiore GO
¿iSiore GO permite comparar el inventario físico con el stock del sistema?
Sí. En Registrar Inventario podemos consultar el stock registrado e ingresar el conteo físico de las existencias seleccionadas. El sistema conserva ambos valores y calcula la diferencia.
¿Podemos realizar un inventario solo sobre determinados productos?
Sí. Podemos filtrar existencias y seleccionar únicamente las filas que formarán parte del inventario. Las filas no seleccionadas no se guardan dentro del detalle.
¿iSiore GO permite registrar el lote durante un inventario?
Sí. Cuando la existencia maneja lote, el registro conserva el número de lote asociado a cada fila seleccionada.
¿Guardar un inventario corrige automáticamente el stock?
No. Registrar Inventario documenta el conteo físico y la diferencia respecto al stock del sistema. El registro del inventario no debe interpretarse como un ajuste automático de existencias.
¿Qué diferencia existe entre consultar stock y consultar Kárdex?
Consultar stock muestra la existencia actual. La Consulta de Kárdex permite revisar cómo se llegó a ese saldo mediante documentos, entradas, salidas y movimientos registrados en un almacén y periodo determinados.
¿Cada almacén tiene su propio Kárdex?
Sí. Cada almacén mantiene su propio Kárdex. Un mismo producto puede presentar saldos diferentes entre almacenes.
¿Qué ocurre si existen operaciones pendientes de sustentar?
Mientras existan movimientos pendientes de sustento de costo, iSiore GO no permite completar la valorización del periodo. El contador de pendientes debe llegar a cero antes de ejecutar el proceso.
¿Qué ocurre si existen saldos negativos?
La valorización comprueba que no existan saldos negativos por producto, almacén o lote. Si los encuentra, el proceso se cancela para que primero podamos revisar y corregir los movimientos correspondientes.
1 comentario en “ERP para mantener un inventario confiable: stock, conteo físico y Kárdex”
La gestión de inventarios en múltiples sucursales puede ser un verdadero desafío, pero un buen ERP marca la diferencia. Me parece interesante cómo un sistema integrado puede optimizar tanto la producción como las ventas, facilitando el seguimiento en tiempo real. ¿Alguna vez has probado combinarlo con herramientas de e-commerce como Tienda Nube? Estoy seguro de que la sinergia puede ser muy beneficiosa.