Cuando una empresa vende mercadería, distribuye productos o realiza traslados entre almacenes, necesita mantener relacionados los documentos comerciales con los movimientos físicos de sus productos.
No basta con emitir una factura. También debemos identificar qué mercadería saldrá, desde qué almacén, en qué cantidades y hacia qué destino será trasladada.
Un ERP con guía de remisión electrónica permite gestionar los documentos que sustentan el traslado de mercadería y relacionarlos con las ventas, los inventarios y los procesos de despacho.
Con iSiore GO podemos generar guías de remisión desde operaciones comerciales y movimientos de almacén, registrar información de productos, lotes, cantidades y transporte, y consultar los documentos electrónicos correspondientes.
De esta manera, la guía de remisión forma parte del proceso operativo de nuestra empresa, en lugar de gestionarse como un documento separado del movimiento de mercadería.
¿Qué es una guía de remisión electrónica?
La guía de remisión electrónica (GRE) es un documento utilizado para sustentar el traslado de bienes, de acuerdo con las disposiciones de SUNAT en Perú.
Este documento contiene información relacionada con la mercadería trasladada, los participantes de la operación, el motivo del traslado y los puntos de partida y llegada.
Las guías de remisión pueden utilizarse en diferentes situaciones comerciales y logísticas, según la obligación que corresponda.
Por ejemplo:
- Venta y despacho de mercadería.
- Transferencias de productos entre almacenes.
- Devoluciones de mercadería a proveedores.
- Recojo de productos.
- Otros traslados de bienes que requieren sustento documental.
En una empresa con operaciones frecuentes, resulta importante que esta información esté relacionada con los documentos comerciales y los movimientos de almacén.
¿Por qué utilizar un ERP con guía de remisión electrónica?
Cuando las ventas, el inventario y los despachos se administran en sistemas separados, pueden aparecer dificultades para mantener la información consistente.
Por ejemplo, una empresa puede tener una factura emitida, pero todavía necesita comprobar qué productos se despacharán y desde qué almacén saldrán.
También puede realizar traslados entre sedes y necesitar mantener identificados los documentos que respaldan cada movimiento.
Sin una gestión organizada pueden presentarse situaciones como:
- Guías de remisión elaboradas con información separada de las ventas.
- Dificultad para relacionar una guía con su comprobante comercial.
- Diferencias entre las cantidades solicitadas y las despachadas.
- Falta de claridad sobre los lotes utilizados.
- Documentos de traslado difíciles de localizar.
- Información de transporte registrada en archivos independientes.
- Dificultad para confirmar cuándo salió físicamente la mercadería.
Con iSiore GO podemos relacionar la emisión de guías con los procesos comerciales y de almacén que originan el traslado.
Genera guías de remisión desde tus ventas
Una de las aplicaciones más importantes de la guía de remisión es el despacho de productos vendidos a un cliente.
Por ejemplo, una distribuidora puede emitir una factura por la venta de mercadería, pero los productos todavía se encuentran almacenados.
Antes de realizar la entrega, necesitamos preparar la salida y registrar los datos del traslado.
Con iSiore GO podemos generar guías de remisión relacionadas con las ventas pendientes de despacho, considerando los productos y cantidades correspondientes.
La operación puede incluir información como:
- Cliente o destinatario.
- Comprobante de venta relacionado.
- Almacén de origen.
- Productos que serán despachados.
- Cantidades.
- Lotes, cuando corresponda.
- Lugar de partida.
- Lugar de llegada.
- Información del transporte.
Así mantenemos una relación entre la venta registrada y la mercadería que se prepara para su traslado.
Controla las cantidades y los lotes durante el despacho
En empresas distribuidoras e industriales, no siempre basta con identificar qué producto se venderá.
También necesitamos saber cuántas unidades saldrán y, cuando existe control por lotes, de qué lote proviene cada cantidad.
Con iSiore GO podemos trabajar con los productos y lotes disponibles durante el despacho de ventas.
Por ejemplo, si necesitamos entregar 100 unidades de un producto, puede ocurrir que esas unidades estén distribuidas entre dos lotes diferentes.
En ese escenario podemos identificar las cantidades correspondientes a cada lote y relacionarlas con el despacho.
El ERP contempla validaciones de disponibilidad y cantidades para los procesos documentados.
Esto ayuda a mantener un mejor control sobre la mercadería que sale de nuestros almacenes.
Caso práctico: venta y despacho de 100 unidades
Imaginemos que una distribuidora recibe un pedido y vende 100 unidades de un producto.
La empresa emite el comprobante correspondiente, pero todavía debe preparar la entrega.
Para realizar el despacho necesita identificar:
| Información | Ejemplo |
|---|---|
| Operación | Venta de mercadería |
| Producto | Producto A |
| Cantidad | 100 unidades |
| Almacén | Almacén principal |
| Lote 1 | 60 unidades |
| Lote 2 | 40 unidades |
| Destino | Almacén del cliente |
Ejemplo ilustrativo.
Con iSiore GO podemos relacionar estos datos con la operación de salida de almacén y generar la guía de remisión correspondiente.
Posteriormente podemos consultar el documento electrónico y registrar la confirmación del despacho físico cuando la mercadería haya salido.
De esta forma, la guía mantiene una relación con la venta, los productos y el traslado realizado.
Guías de remisión para transferencias entre almacenes
Las empresas que administran varios almacenes o sedes también necesitan trasladar productos entre ubicaciones.
Por ejemplo, una distribuidora puede tener mercadería en su almacén principal y necesitar trasladar parte de ese inventario hacia otra sede.
En este caso, no estamos realizando necesariamente una venta a un cliente.
Estamos gestionando un movimiento interno de productos.
Con iSiore GO podemos generar guías de remisión relacionadas con transferencias entre almacenes.
El proceso permite identificar el almacén de origen, el destino, los productos y las cantidades involucradas.
También podemos relacionar el traslado con la orden de transferencia correspondiente.
Esto resulta útil para empresas que necesitan organizar su inventario en diferentes ubicaciones y mantener documentados los movimientos de mercadería.
Guías de remisión para devoluciones a proveedores
Otra situación habitual ocurre cuando una empresa necesita devolver productos a un proveedor.
Las devoluciones pueden originarse por diferentes motivos comerciales, como acuerdos de devolución, diferencias en productos recibidos u otras condiciones de compra.
Cuando la mercadería debe salir físicamente de nuestro almacén, necesitamos gestionar el movimiento correspondiente.
Con iSiore GO podemos generar guías de remisión relacionadas con devoluciones a proveedores, identificando los productos y cantidades que serán enviados.
Este proceso también contempla el registro de la salida de almacén y su relación con el Kardex.
De esta manera, la devolución queda relacionada con el movimiento físico de los productos.
Guías para recojo de bienes y otros traslados
No todas las guías corresponden a ventas o transferencias internas.
Una empresa también puede necesitar documentar el recojo de productos devueltos por clientes u otros movimientos de mercadería.
iSiore GO contempla la generación de guías para diferentes motivos de traslado, según el proceso correspondiente.
Esto permite gestionar situaciones comerciales y logísticas que van más allá de la entrega habitual de productos vendidos.
Es importante considerar que no todas las guías generan necesariamente un movimiento en el Kardex. El efecto sobre el inventario depende del tipo de operación que origina el documento.
Registra la información del transporte
Durante el traslado de mercadería necesitamos identificar las condiciones de transporte correspondientes.
Con iSiore GO podemos registrar información de empresas transportistas y datos relacionados con vehículos.
Según el tipo de operación, la guía puede contemplar:
- Modalidad de transporte.
- Empresa transportista, cuando corresponde.
- Datos del vehículo.
- Información del conductor.
- Punto de partida.
- Punto de llegada.
- Fecha prevista del traslado.
Esto permite mantener relacionados los datos del transporte con la operación comercial o logística.
Para empresas distribuidoras, mayoristas e industriales, esta información forma parte del control documental de los despachos.
Consulta tus guías de remisión electrónicas
Después de generar una guía, también necesitamos poder encontrarla y revisar su información.
Con iSiore GO podemos consultar las guías de remisión electrónicas y conocer el estado registrado de cada documento.
La consulta permite identificar datos relacionados con la emisión, destinatario, productos y cantidades.
También podemos descargar los documentos en formatos como:
PDF: representación imprimible de la guía.
XML: archivo del documento electrónico.
Además, el ERP contempla opciones para enviar las guías por correo electrónico y obtener archivos de diferentes documentos cuando corresponde.
Esto facilita el acceso a la documentación de los traslados realizados.
Controla las guías electrónicas y sus estados
En una operación logística es importante distinguir entre preparar un traslado y conocer el estado del documento electrónico correspondiente.
Con iSiore GO podemos consultar el estado registrado de nuestras guías electrónicas según su procesamiento.
Esta información permite que los responsables administrativos y de almacén revisen los documentos generados y su situación.
La emisión y el procesamiento electrónico están sujetos a las condiciones y validaciones aplicables, por lo que debemos comprobar el estado de cada documento cuando corresponda.
Confirma que la mercadería salió del almacén
Uno de los aspectos más importantes del despacho es diferenciar la emisión de una guía del momento en que la mercadería sale físicamente de nuestras instalaciones.
Podemos tener una guía preparada, pero todavía necesitar confirmar que los productos fueron efectivamente despachados.
Por eso iSiore GO contempla una funcionalidad para confirmar la salida física de la mercadería relacionada con una guía de remisión.
El responsable puede revisar la información del documento y registrar la confirmación del despacho.
También es posible incorporar información adicional, como un código de seguimiento y una fotografía de evidencia cuando se utiliza esta funcionalidad.
Esto permite mantener un registro más completo de la salida de mercadería.
La confirmación del despacho no equivale necesariamente a confirmar que el cliente ya recibió los productos, ni representa un sistema de seguimiento GPS del transporte.
Genera rótulos para identificar la mercadería
Cuando una empresa prepara pedidos para distribución, también puede necesitar identificar los paquetes o bultos que serán enviados.
Con iSiore GO podemos generar rótulos de embalaje relacionados con las guías de remisión.
Estos documentos ayudan a identificar la mercadería durante su preparación y despacho.
Esta funcionalidad puede resultar útil para empresas que distribuyen productos a distintos clientes o realizan envíos frecuentes.
¿Qué empresas necesitan un ERP con guía de remisión electrónica?
La gestión de guías de remisión resulta especialmente importante en empresas que movilizan mercadería de manera recurrente.
Distribuidoras y mayoristas
Realizan ventas frecuentes y necesitan relacionar los comprobantes comerciales con la preparación y entrega de productos.
También pueden administrar distintos almacenes y trabajar con lotes.
Empresas industriales
Necesitan documentar movimientos de materias primas, productos terminados y otras transferencias relacionadas con su operación.
Empresas con varios almacenes
Realizan traslados internos y necesitan identificar el origen, destino y mercadería involucrada en cada transferencia.
Empresas comerciales con despachos frecuentes
Emiten comprobantes de venta y posteriormente organizan la salida de los productos hacia sus clientes.
Empresas que gestionan devoluciones
Necesitan documentar las salidas de mercadería que retorna a proveedores u otros movimientos relacionados con sus operaciones comerciales.
Excel vs. ERP para gestionar guías de remisión
En algunas empresas, los datos de las guías, ventas y movimientos de almacén se administran mediante diferentes archivos.
Esta práctica puede generar trabajo adicional para mantener relacionada la documentación con las operaciones físicas.
| Gestión con archivos separados | Gestión con iSiore GO |
|---|---|
| Datos de ventas y despachos en archivos distintos | Guías relacionadas con operaciones comerciales |
| Revisión manual de productos y cantidades | Información de productos vinculada al despacho |
| Control de lotes por separado | Selección de lotes según el proceso |
| Datos de transporte en documentos independientes | Información de transporte relacionada con la guía |
| Búsqueda manual de documentos anteriores | Consulta de guías electrónicas |
| Confirmaciones de salida por otros medios | Registro de confirmación de despacho |
| Archivos documentales dispersos | Consulta y descarga de PDF y XML |
El objetivo es mantener conectadas las operaciones comerciales, los movimientos de inventario y la documentación de los traslados.
¿Cómo mejorar el control de guías y despachos?
Para organizar mejor estos procesos conviene establecer algunos criterios.
- Relacionar cada guía con su operación de origen. Debemos identificar si corresponde a una venta, transferencia, devolución u otro traslado.
- Verificar productos y cantidades. La mercadería documentada debe corresponder con el movimiento que se realizará.
- Controlar los lotes cuando corresponda. Esto ayuda a identificar los productos que salen del almacén.
- Revisar los datos del traslado. Los puntos de partida, llegada y transporte deben corresponder a la operación.
- Consultar el estado de las guías electrónicas. Es importante verificar la situación documental antes de continuar según las condiciones aplicables.
- Confirmar las salidas físicas. La emisión de una guía y el despacho efectivo son momentos distintos.
- Mantener disponible la documentación. Los archivos y registros deben poder consultarse cuando se necesiten.
Un ERP permite relacionar estas actividades dentro de los procesos comerciales y logísticos de la empresa.
Gestiona guías de remisión electrónicas con iSiore GO
Con iSiore GO ayudamos a las empresas a conectar la gestión de guías de remisión con las ventas, los inventarios y los despachos.
Nuestro ERP permite:
- Generar guías de remisión desde ventas.
- Gestionar guías para transferencias entre almacenes.
- Registrar guías relacionadas con devoluciones a proveedores.
- Trabajar con diferentes motivos de traslado.
- Identificar productos, cantidades y lotes.
- Registrar datos del destinatario y transporte.
- Consultar guías electrónicas y sus estados.
- Descargar documentos PDF y XML.
- Enviar guías por correo electrónico.
- Generar rótulos de embalaje.
- Confirmar despachos físicos y registrar evidencia cuando corresponde.
De esta manera, podemos mantener una relación más clara entre los documentos comerciales y los movimientos de mercadería.
Si necesitas conocer cómo se conectan estos procesos con otras áreas, revisa nuestro ERP de inventarios, nuestro ERP de ventas y nuestro ERP de compras.
Preguntas frecuentes sobre ERP con guía de remisión electrónica
¿Qué es un ERP con guía de remisión electrónica?
Es un sistema empresarial que permite gestionar documentos de traslado de mercadería y relacionarlos con operaciones comerciales, inventarios y despachos.
¿iSiore GO permite generar guías de remisión electrónicas?
Sí. iSiore GO contempla la generación de guías de remisión desde diferentes procesos comerciales y movimientos de almacén, además de su consulta electrónica.
¿Podemos generar una guía desde una venta?
Sí. Podemos trabajar con comprobantes de venta pendientes de despacho y generar la guía correspondiente con información de los productos y del traslado.
¿Podemos generar guías para transferencias entre almacenes?
Sí. iSiore GO permite generar guías relacionadas con transferencias de mercadería entre almacenes.
¿El ERP permite controlar lotes al despachar productos?
Sí. En los procesos correspondientes podemos identificar los lotes y cantidades que se utilizarán para cubrir el despacho.
¿Podemos descargar las guías en PDF y XML?
Sí. Podemos consultar las guías electrónicas y descargar sus archivos PDF y XML.
¿Se pueden enviar las guías de remisión por correo electrónico?
Sí. iSiore GO contempla el envío de guías a una dirección de correo electrónico indicada.
¿Todas las guías de remisión modifican el inventario?
No. El efecto sobre el Kardex depende del tipo de operación. Existen guías relacionadas con movimientos de almacén y otras modalidades que no afectan el Kardex.
¿Podemos confirmar que los productos salieron del almacén?
Sí. iSiore GO contempla el registro de la confirmación física del despacho de mercadería relacionada con una guía.
¿El ERP permite realizar seguimiento GPS de los vehículos?
La funcionalidad documentada contempla registrar un código de seguimiento y evidencia fotográfica del despacho, pero no representa un sistema de geolocalización GPS en tiempo real.
¿iSiore GO permite gestionar guías para devoluciones?
Sí. Podemos generar guías relacionadas con devoluciones a proveedores y otros movimientos documentados.
Conecta tus guías de remisión con ventas, inventarios y despachos
Cuando una empresa vende o traslada mercadería, necesitamos algo más que emitir un documento electrónico.
Debemos identificar qué productos saldrán, desde qué almacén, en qué cantidades, hacia dónde serán trasladados y cuándo se realizó el despacho físico.
Con iSiore GO podemos relacionar las guías de remisión electrónicas con nuestras ventas y movimientos de almacén, mantener identificados los productos y consultar la documentación correspondiente.
Solicita una demostración de iSiore GO y conoce cómo podemos ayudarte a gestionar las guías de remisión, inventarios y despachos de tu empresa.
