iSiore GO permite gestionar cotizaciones, órdenes de venta, aprobaciones, precios, condiciones comerciales, stock, facturación y despacho dentro de un mismo proceso de ventas. De esta manera podemos mantener conectados al cliente, vendedor, productos, precios y condiciones desde la negociación comercial hasta la emisión del comprobante y, cuando corresponde, la salida de mercadería del almacén.
Cuando una empresa vende de forma B2B, la operación rara vez consiste únicamente en emitir una factura.
Antes pueden existir una propuesta comercial, precios negociados, condiciones de pago, una Orden de Compra enviada por el cliente, una fecha comprometida de entrega, una revisión interna y la necesidad de confirmar que realmente contamos con los productos solicitados.
Por eso resulta importante que la gestión comercial pueda seguir un recorrido como:
Cliente → Cotización → Orden de Venta → Aprobación → Stock → Facturación → Despacho
La cotización es el inicio de un proceso comercial más amplio
Una cotización permite presentar al cliente una propuesta con los productos y condiciones bajo las cuales queremos realizar la venta.
Pero gestionar una cotización dentro de un ERP tiene más sentido cuando esa propuesta forma parte de una relación comercial completa.
En iSiore GO podemos trabajar con información relacionada con:
- cliente;
- vendedor;
- sucursal;
- segmento comercial;
- productos;
- presentaciones;
- precios;
- condiciones de venta;
- moneda.
Así la propuesta no queda aislada del resto de la operación.
Cuando la negociación avanza, la venta puede continuar mediante una Orden de Venta, donde se registra con mayor detalle la operación que posteriormente deberá ser atendida.
¿Qué es una Orden de Venta?
Una Orden de Venta representa el pedido comercial que nuestra empresa registra para atender una operación con un cliente.
Dentro de iSiore GO podemos manejar información como:
- fecha de emisión;
- sucursal;
- sector de venta;
- segmento de venta;
- vendedor;
- cliente;
- tipo de comprobante;
- moneda;
- tipo de cambio;
- productos;
- presentación;
- cantidad;
- precio;
- condición de venta;
- condición de entrega;
- fecha de entrega;
- dirección de entrega;
- observaciones;
- número de Orden de Compra del cliente.
Esto permite conservar mucho más contexto que una simple relación entre cliente, producto y precio.
La venta mantiene identificado al responsable comercial
Cada operación puede quedar asociada a un:
Vendedor
y también a información como:
- sucursal;
- sector;
- segmento.
De esta forma podemos relacionar:
Cliente → Vendedor → Sucursal → Segmento → Venta
Esto resulta especialmente útil cuando tenemos varios ejecutivos comerciales, diferentes sedes o grupos de clientes con condiciones distintas.
Podemos trabajar con diferentes tipos de precio
No todos los clientes necesariamente compran bajo el mismo precio.
Dentro del proceso comercial podemos trabajar con:
Precio de Lista
Es el precio correspondiente a la lista comercial configurada.
Precio de Cliente
Es un precio particular definido para ese cliente.
Precio Editable
Permite establecer un valor específico para la operación dentro de los controles comerciales correspondientes.
Esto permite adaptar la venta a diferentes relaciones comerciales sin perder una referencia estructurada del precio utilizado.
El precio puede formar parte de una política comercial por cliente
El precio no debería decidirse de forma aislada cada vez que un vendedor prepara una operación.
iSiore GO permite trabajar con una estructura comercial donde intervienen elementos como:
Lista de Precios → Cliente → Precio → Cotización → Orden de Venta
Así podemos mantener condiciones generales y, cuando corresponde, condiciones particulares para clientes específicos.
Esto resulta especialmente útil en operaciones B2B, mayoristas o comerciales donde existen negociaciones recurrentes.
La Orden de Venta también conserva la condición comercial
Dentro de la operación podemos registrar la:
Condición de Venta
Esto permite diferenciar operaciones realizadas:
- al contado;
- bajo condiciones de crédito;
- mediante otras condiciones comerciales configuradas.
Además, iSiore GO permite manejar líneas de crédito y condiciones de pago por cliente.
Así podemos relacionar:
Cliente → Condición de Venta → Orden de Venta
y mantener dentro del ERP parte de las reglas comerciales que se acordaron antes de procesar la operación.
También podemos registrar cuándo y dónde debemos entregar
Una venta no termina cuando definimos precio y cantidad.
El cliente también necesita saber:
cuándo recibirá los productos
y:
dónde deben entregarse.
La Orden de Venta puede conservar:
- fecha de entrega;
- condición de entrega;
- dirección de entrega.
Esto ayuda a conectar el compromiso asumido por Ventas con las áreas que posteriormente deberán atender el pedido.
Podemos relacionar la venta con la Orden de Compra del cliente
En muchas operaciones B2B el cliente envía su propia:
Orden de Compra
iSiore GO permite registrar el:
N° OC Cliente
dentro de la operación.
De esta manera podemos mantener una relación documental entre:
Orden de Compra del cliente ↔ Orden de Venta de nuestra empresa
Esto facilita identificar bajo qué solicitud del comprador se originó una operación determinada.
Registrar una Orden de Venta no significa facturar inmediatamente
Una de las diferencias más importantes dentro del flujo comercial de iSiore GO es que podemos separar:
registrar la operación
de:
procesar la venta.
La Orden de Venta dispone de acciones diferentes.
Guardar
Registra la Orden de Venta sin generar todavía el comprobante.
Procesar Venta
Continúa con el procesamiento de la operación y genera el comprobante correspondiente.
Por tanto:
Orden de Venta ≠ Factura
Podemos tener un pedido comercial registrado antes de emitir el comprobante.
¿Por qué es importante separar la orden de la facturación?
Porque en una empresa pueden existir verificaciones entre ambas etapas.
Antes de facturar podemos necesitar revisar:
- condiciones comerciales;
- aprobación de la venta;
- disponibilidad de productos;
- almacén de atención;
- datos de entrega.
Esto permite que el ERP represente mejor una operación comercial real.
El flujo puede ser:
Orden registrada → revisión → procesamiento → comprobante
en lugar de obligar a que todo pedido termine inmediatamente en una factura.
Las ventas a crédito pueden pasar por revisión y aprobación
Cuando la condición comercial no es al contado, la operación puede quedar pendiente dentro de:
Órdenes de Venta por Procesar
Antes de continuar puede revisarse si la orden se encuentra aprobada.
Esto permite trabajar con un recorrido como:
Orden de Venta → Aprobación → Procesamiento → Facturación
algo especialmente útil cuando la empresa necesita mayor control sobre las operaciones a crédito.
El vendedor puede negociar, pero la operación puede tener controles
En una venta B2B pueden intervenir diferentes responsabilidades.
El vendedor puede trabajar con:
- cliente;
- productos;
- precios;
- condiciones;
- fecha de entrega.
Pero determinadas operaciones pueden necesitar revisión antes de avanzar.
Así podemos separar:
negociación comercial
de:
autorización y procesamiento de la venta.
Esto ayuda a que el flujo no dependa únicamente de la decisión de una sola persona.
El stock también forma parte del proceso comercial
Cuando una Orden de Venta incluye productos, iSiore GO puede trabajar con un:
Almacén
desde el cual se atenderá la operación.
Antes de procesar la venta puede validarse la disponibilidad del inventario.
Por tanto podemos conectar:
Venta → Producto → Almacén → Stock
Esto es especialmente importante para empresas que comercializan productos físicos.
Si falta stock, necesitamos saberlo antes de completar la operación
Una venta no debería analizarse únicamente desde el punto de vista comercial.
También necesitamos responder:
¿Tenemos realmente los productos que debemos entregar?
Cuando no existe stock suficiente, iSiore GO puede identificar la falta de disponibilidad por producto.
Esto ayuda a conectar el compromiso realizado por Ventas con la capacidad operativa del almacén.
Cotizar es diferente de poder atender la venta
Una herramienta independiente puede permitirnos enviar una propuesta muy rápidamente.
Pero después aparecen otras preguntas:
¿El cliente aceptó?
¿Qué cantidad pidió finalmente?
¿Qué almacén atenderá?
¿Existe stock suficiente?
¿La venta debe aprobarse?
¿Ya podemos facturar?
¿Tenemos que generar una salida de almacén?
Un ERP permite abordar esas preguntas dentro de un flujo comercial más amplio.
La venta puede continuar hacia el despacho
Cuando utilizamos la configuración de:
despacho automático
el procesamiento de una venta puede continuar hasta generar la salida correspondiente del almacén.
El recorrido puede ser:
Orden de Venta
→ Procesar Venta
→ Comprobante
→ Salida de almacén
Así el proceso comercial puede conectarse directamente con la atención física del pedido.
Facturación y despacho son etapas diferentes
Aunque puedan estar conectadas, debemos distinguir:
Facturación
Genera el comprobante correspondiente a la venta.
Despacho
Representa la salida física de los productos.
Esta diferencia resulta especialmente importante para empresas donde Facturación, Ventas y Almacén son áreas diferentes.
El ERP permite mantenerlas relacionadas sin tratarlas como si fueran una única acción.
De la negociación al despacho: cómo se conecta el proceso
Podemos representar una operación comercial como:
1. El cliente solicita una cotización
↓
2. Se definen productos y condiciones comerciales
↓
3. Se negocian precios
↓
4. La operación avanza a una Orden de Venta
↓
5. Se registran vendedor, sucursal y segmento
↓
6. Se detallan productos, presentaciones y cantidades
↓
7. Se define condición y fecha de entrega
↓
8. Se registra la condición de venta
↓
9. La orden puede guardarse
↓
10. Cuando corresponde, pasa por aprobación
↓
11. Se revisa el almacén y la disponibilidad
↓
12. Se procesa la venta
↓
13. Se genera el comprobante
↓
14. Si está configurado, continúa hacia el despacho
Este recorrido ayuda a mantener conectada la negociación con la operación que finalmente deberá atender al cliente.
Qué información mantiene conectada la venta
| Área | Información |
|---|---|
| Cliente | Comprador de la operación |
| Comercial | Vendedor, sector y segmento |
| Precios | Lista, cliente o precio editable |
| Pedido | Productos, presentaciones y cantidades |
| Condiciones | Forma de venta y entrega |
| Cliente B2B | Número de su Orden de Compra |
| Inventario | Almacén y disponibilidad |
| Control | Aprobación cuando corresponde |
| Facturación | Comprobante de venta |
| Logística | Despacho de mercadería |
El valor está en mantener estas partes relacionadas.
¿Por qué este flujo es especialmente útil en ventas B2B?
Porque una venta B2B suele contener más condiciones que una operación simple de mostrador.
Podemos tener:
- precios específicos por cliente;
- vendedores asignados;
- líneas de crédito;
- pagos diferidos;
- Órdenes de Compra;
- fechas comprometidas;
- aprobación;
- cantidades importantes;
- disponibilidad en almacén;
- coordinación de despacho.
En estos escenarios necesitamos mantener el contexto completo de la operación.
Ejemplo de una venta B2B dentro del ERP
Supongamos que un distribuidor solicita productos.
1. Trabajamos la propuesta comercial
Definimos los productos y las condiciones correspondientes.
2. Identificamos al cliente y vendedor
La operación mantiene responsable y contexto comercial.
3. Definimos los precios
Podemos utilizar Precio de Lista, Precio de Cliente o Precio Editable, según corresponda.
4. Registramos la Orden de Venta
Indicamos:
- productos;
- cantidades;
- moneda;
- condición de venta;
- entrega.
5. Registramos la Orden de Compra del cliente
Cuando existe, mantenemos su número relacionado con nuestra operación.
6. Guardamos el pedido
Todavía podemos mantener la operación sin emitir inmediatamente el comprobante.
7. Revisamos la aprobación
Si el flujo comercial lo requiere, verificamos que la orden pueda continuar.
8. Revisamos el stock
Seleccionamos el almacén y comprobamos disponibilidad.
9. Procesamos la venta
Se genera el comprobante correspondiente.
10. Atendemos el despacho
Cuando la configuración lo contempla, el flujo también genera la salida de almacén.
De esta manera la operación mantiene continuidad desde la negociación hasta su ejecución.
Un software para cotizaciones y un ERP comercial no resuelven exactamente lo mismo
La principal diferencia está en lo que ocurre después de presentar el precio.
Software para cotizaciones
Puede ayudar a preparar una propuesta comercial.
ERP comercial
Puede relacionar la venta con:
cliente + vendedor + precios + condiciones + pedido + aprobación + inventario + facturación + despacho
Por eso, para una empresa con una operación comercial más compleja, el problema no es únicamente:
“necesitamos hacer cotizaciones”.
El problema suele ser:
“necesitamos que lo que negociamos continúe correctamente dentro de la empresa”.
El pedido debe conectar Ventas con las demás áreas
Ventas puede cerrar el acuerdo con el cliente.
Pero después deben actuar otras áreas.
Por ejemplo:
Administración
Puede revisar condiciones comerciales.
Almacén
Debe confirmar disponibilidad y atender la mercadería.
Facturación
Debe emitir el comprobante correspondiente.
Logística
Debe coordinar la salida.
Por eso la Orden de Venta funciona como un elemento importante para conectar el trabajo comercial con la operación.
Qué puede revisar un gerente comercial
Una gestión conectada permite responder preguntas como:
¿Quién atiende esta operación?
Podemos identificar al vendedor asociado.
¿Qué cliente está comprando?
La Orden de Venta mantiene el cliente.
¿Qué precio estamos utilizando?
Podemos trabajar con diferentes tipos de precio.
¿Qué condición comercial tiene?
La condición de venta forma parte de la operación.
¿Cuándo tenemos que entregar?
Podemos registrar la fecha y condición de entrega.
¿Existe una Orden de Compra del cliente?
Podemos conservar su número.
¿La venta ya está lista para procesarse?
Podemos distinguir una orden guardada de una operación procesada.
¿Tenemos stock?
El proceso puede validar disponibilidad antes de completar la venta.
¿Ya se facturó?
Procesar Venta genera el comprobante correspondiente.
¿Debe despacharse la mercadería?
La operación puede continuar hacia la salida de almacén cuando corresponde.
Cotización, orden, factura y despacho cumplen funciones diferentes
Mantener estas entidades separadas ayuda a entender mejor el proceso.
Cotización
Representa la propuesta comercial.
Orden de Venta
Representa el pedido que debe ser atendido.
Factura o Boleta
Representa el comprobante de la venta.
Despacho
Representa la salida física de la mercadería.
Un ERP permite conectarlas sin confundir su función.
ERP para cotizaciones y órdenes de venta con iSiore GO
Con iSiore GO podemos gestionar un flujo comercial donde la propuesta no termina en un PDF y el pedido no termina aislado de inventarios.
Podemos conectar:
Cliente
→ Cotización
→ Precios y condiciones
→ Orden de Venta
→ Aprobación
→ Almacén y stock
→ Facturación
→ Despacho
Esto permite que Comercial, Administración, Facturación y Almacén trabajen sobre una operación relacionada y con mayor contexto.
En lugar de volver a reconstruir qué ocurrió después de negociar con el cliente, podemos mantener dentro del ERP la información necesaria para continuar atendiendo la venta.
Puedes conocer más sobre nuestro ERP de ventas y cómo conectamos clientes, vendedores, precios, pedidos, inventarios y facturación dentro de iSiore GO.
Preguntas frecuentes sobre cotizaciones y órdenes de venta
¿Qué diferencia hay entre una cotización y una Orden de Venta?
Una cotización representa una propuesta comercial. La Orden de Venta representa el pedido que puede continuar hacia aprobación, inventario, facturación y despacho.
¿Qué información puede registrar una Orden de Venta en iSiore GO?
Puede incluir cliente, vendedor, sucursal, segmento, moneda, productos, presentaciones, cantidades, precios, condiciones de venta y entrega, dirección, observaciones y número de Orden de Compra del cliente.
¿Qué tipos de precio podemos utilizar?
La gestión documentada contempla Precio de Lista, Precio de Cliente y Precio Editable.
¿Podemos registrar una Orden de Venta sin facturar inmediatamente?
Sí. La acción Guardar registra la orden sin generar todavía el comprobante.
¿Qué ocurre al procesar una venta?
Procesar Venta continúa la operación y genera el comprobante correspondiente.
¿Las ventas a crédito pueden requerir aprobación?
Sí. Las operaciones no realizadas al contado pueden quedar pendientes de procesamiento y revisarse antes de continuar.
¿La venta se conecta con el inventario?
Sí. Cuando la operación incluye productos, puede seleccionarse un almacén y validarse la disponibilidad antes de procesarla.
¿Qué ocurre si no existe stock suficiente?
El sistema puede identificar los productos cuya disponibilidad no es suficiente para procesar la operación.
¿La venta puede generar un despacho?
Sí. Cuando está configurado el despacho automático, el procesamiento puede generar también la salida de almacén.
¿Facturar significa que la mercadería ya fue despachada?
No necesariamente. Facturación y despacho son etapas diferentes, aunque pueden formar parte del mismo flujo conectado.
¿Podemos registrar la Orden de Compra enviada por el cliente?
Sí. La Orden de Venta dispone de un campo para registrar el número de Orden de Compra del cliente.
¿Para qué tipo de empresas es especialmente útil este flujo?
Es especialmente relevante para empresas B2B, distribuidoras, mayoristas y negocios que manejan vendedores, precios negociados, crédito, inventarios, aprobaciones y despachos.
