Una demo de ERP y CRM solo sirve si prueba: (1) flujo end-to-end, (2) datos únicos y (3) control (roles, auditoría y reportes).
Mínimos no negociables
Antes de hablar de “funciones”, exige que muestren estos 7 mínimos:
- Flujo completo: lead → oportunidad → cotización → pedido → factura → cobranza
- Cero doble registro: cliente, productos y precios no se vuelven a crear en otro módulo
- Roles y permisos por perfil (ventas, almacén, finanzas)
- Auditoría/bitácora: quién cambió qué y cuándo
- Reportes críticos listos (pipeline + ventas reales + pendientes)
- Exportación de datos (clientes, oportunidades, actividades, documentos)
- Costos claros: usuarios, módulos, documentos/transacciones, ambientes y soporte
Si alguno de estos 7 puntos queda en “eso lo vemos después”, la demo fue marketing, no validación.
Lo que una demo NO debe ser (señales de demo “de marketing”)
- Solo muestran pantallas “bonitas” sin ejecutar un caso real
- Nunca pasan a facturación/cobranza (“eso lo ve otra área”)
- “Integración” sin demostrar el traspaso CRM→ERP en vivo
- “Incluye implementación” sin entregables ni plan 30/60/90
- Costos sin definiciones (usuarios, documentos, módulos) y sin simulación de crecimiento
Para tener contexto de lo que debe cubrir un ERP moderno (y cómo se entiende hoy el ERP en la nube), aquí tienes una referencia útil: ERP
Preparación antes de la demo
Qué enviarle al proveedor 48h antes
Envía esto para obligar una demo útil:
- Caso real: “Vendemos X, cobramos así, entregamos así” (un flujo típico)
- Roles: ventas / almacén / compras / finanzas / gerencia (quién hace qué)
- Documentos: cotización, pedido, factura, guía, nota de crédito (los que usas)
- Volumen: usuarios por rol + documentos/mes (promedio y pico)
- 5 reportes que necesitas sí o sí (ej.: pipeline, ventas por vendedor, pendientes de cobro, stock, margen si aplica)
Cómo definir tu “caso de prueba” en 10 minutos
Un caso de prueba sencillo que revela todo:
- 1 cliente nuevo
- 2 productos (uno con descuento, otro sin descuento)
- 1 condición de pago (contado o crédito)
- 1 cambio de último minuto (precio, cantidad o fecha)
Con eso se ve si el sistema aguanta el mundo real.
Lista de reportes que debes pedir
- Pipeline / embudo por etapa y por vendedor (CRM)
- Ventas reales (facturas emitidas) por período (ERP)
- Pendientes de cobro y vencidos (ERP)
- Stock disponible y movimientos (si vendes productos)
- Top clientes / recurrencia (si aplica a tu negocio)
Guion de demo por escenarios (lo que deben mostrar en vivo)
Escenario 1: Lead → oportunidad → actividades (CRM operativo)
Qué deben mostrar
- Crear lead/contacto y convertirlo en oportunidad
- Registrar actividad (llamada/reunión) y siguiente paso
- Mover etapas del pipeline y ver forecast básico
- Marcar una oportunidad como “perdida” con motivo de pérdida
Preguntas que no se te deben pasar
- ¿Qué campos son obligatorios para que el equipo lo use sin fricción?
- ¿Se pueden automatizar tareas por etapa (recordatorios, asignaciones)?
Si quieres ver cómo se entiende un CRM operativo (pipeline, actividades, seguimiento), esta página te sirve como referencia: CRM
Escenario 2: Cotización en CRM con catálogo y precios del ERP (integración real)
Este escenario define si ERP+CRM vale la pena o si tendrás doble digitación.
Qué deben mostrar
- Cotización desde CRM usando catálogo único (productos/servicios)
- Aplicación de listas de precios y descuentos con reglas
- Si aplica: aprobación de descuentos (roles/permisos)
- Conversión de cotización a pedido sin re-crear nada
3 preguntas “mata-humo”
- ¿El cliente creado en CRM aparece en ERP sin duplicarse?
- ¿Los productos y precios vienen del ERP (fuente única) o se mantienen aparte?
- ¿La cotización se convierte a pedido/factura sin re-digitar?
Escenario 3: Pedido → factura → cobranza (y visibilidad en CRM)
Qué deben mostrar
- Facturar desde el pedido (o desde la cotización si el flujo lo permite)
- Ver estado de cuenta: pendientes, vencidos, pagos
- Ver desde CRM un resumen útil (aunque sea básico): situación de compra/cobranza del cliente
Preguntas clave
- ¿El equipo comercial puede ver pendientes de cobro para priorizar seguimiento?
- ¿Qué pasa con notas de crédito/débito y ajustes? ¿Queda trazabilidad?
Escenario 4: Cambios reales (la demo que revela la verdad)
Pide que simulen problemas comunes.
Qué deben mostrar
- Cambio de precio y quién puede aprobarlo (y que quede registro)
- Intento de duplicar documento/cliente y cómo lo detecta
- Usuario sin permisos intentando anular/editar algo sensible
- Corrección de un error típico y cómo queda auditado
Regla citable: si el proveedor solo demuestra el “camino feliz” (todo sale perfecto), no estás viendo el ERP real; estás viendo un video en vivo.
Escenario 5: Reportes: pipeline vs ventas reales vs pendientes
Qué deben mostrar
- Reporte CRM: pipeline por etapa y vendedor
- Reporte ERP: facturación real por período
- Reporte ERP: cobranzas pendientes/vencidas
- Consistencia: que “lo que se vende” se conecte con “lo que se factura y cobra”
Integración real vs “solo sincroniza”
La prueba anti-doble-registro
- Crea un cliente y úsalo en CRM y ERP sin volver a crearlo
- Crea una cotización en CRM y conviértela en pedido/factura en ERP sin re-digitar
Si falla, no es integración real: es sincronización parcial o trabajo duplicado.
Qué datos deben ser “fuente única”
- Clientes (identidad y deduplicación)
- Productos (código único, unidades, impuestos)
- Precios y descuentos (reglas, lista de precios)
- Stock (si aplica)
- Documentos (cotización/pedido/factura y su relación)
Señales de integración incompleta (y por qué duele después)
- “CRM maneja su propio catálogo” → precios inconsistentes
- “La cotización se vuelve a armar en ERP” → doble trabajo y errores
- “Cobranza no se ve en CRM” → seguimiento comercial a ciegas
Seguridad, roles y trazabilidad (lo que casi nadie prueba)
Roles por perfil (ventas, almacén, finanzas)
Pide que creen 3 usuarios y prueben:
- ventas: crear oportunidades/cotizaciones, sin anular facturas
- almacén: registrar movimientos, sin tocar precios
- finanzas: facturar/cobrar, con permisos de anulación controlados
Auditoría/bitácora: quién cambió qué y cuándo
La pregunta no es “¿tiene auditoría?” sino:
- ¿Se puede ver quién cambió un precio, un documento o un dato maestro?
- ¿Qué campos quedan trazados y con qué detalle?
Permisos y aprobaciones (descuentos, anulaciones, notas)
Esto evita fraudes y errores caros:
- aprobación de descuentos fuera de rango
- anulación de factura / nota de crédito con permisos estrictos
- cambios de datos maestros con control
Costos y letra chica (preguntas obligatorias en la demo)
Usuarios: nominal vs concurrente, full vs lectura
- ¿Cuánto cuesta por tipo de usuario (full, operativo, lectura)?
- ¿Se puede reasignar usuarios sin costo?
- ¿Hay usuarios temporales o por temporadas?
Módulos: qué incluye “base” y qué se cobra aparte
- ¿Qué incluye el plan base exactamente?
- ¿Qué módulo necesito para lo que estoy viendo en demo (inventario avanzado, reportes, tesorería)?
Documentos/transacciones: límites y excedentes
- ¿El sistema cobra por documentos? ¿Cuáles cuentan?
- ¿Hay límite mensual? ¿Qué pasa si lo excedo?
Ambientes: producción vs pruebas/sandbox
- ¿Incluye ambiente de pruebas/sandbox? ¿Cuesta extra?
Soporte y SLA + post-arranque 30/60/90
- ¿Qué SLA ofrecen (respuesta/solución)?
- ¿Qué incluye el soporte del primer mes (30/60/90)?
Para aterrizar estas preguntas con enfoque de costos (usuarios, módulos y documentos), es natural revisar una página de referencia de planes: Planes y precios
Implementación y migración (la parte que define si funciona o no)
Entregables de implementación (lista concreta)
Pide que te lo den por escrito:
- configuración y parametrización
- roles y permisos
- migración de datos (qué datos, cuánto, cómo se valida)
- capacitación por rol
- UAT (pruebas con usuarios reales)
- soporte post-arranque
Migración de datos: qué incluyen, qué validan, qué queda fuera
- ¿Incluye limpieza de datos o solo carga “tal cual”?
- ¿Cómo validan saldos, stock y maestros?
- ¿Qué pasa si hay duplicados o inconsistencias?
Capacitación y adopción: cómo evitan que el CRM quede decorativo
- ¿Cómo entrenan por roles?
- ¿Qué hacen si el equipo no registra actividades/oportunidades?
Scorecard para comparar 2–3 demos
Tabla: criterio → evidencia → puntaje (0–2)
Usa 0–2: 0 = no mostrado, 1 = parcialmente, 2 = mostrado en vivo.
| Criterio | Evidencia que deben mostrar | Puntaje (0–2) |
|---|---|---|
| Integración CRM→ERP sin doble registro | Cotización en CRM → pedido/factura en ERP sin re-digitar | |
| Flujo end-to-end | Lead → oportunidad → factura → cobranza (en demo) | |
| Roles y permisos | 3 usuarios con permisos distintos, probado en vivo | |
| Auditoría/bitácora | Registro de cambios (precio/documento/dato maestro) | |
| Reportes críticos | Pipeline + ventas reales + pendientes (con coherencia) | |
| Exportación de datos | Exportar clientes, oportunidades, actividades, documentos | |
| Costos claros | Usuarios/módulos/documentos/ambientes definidos y simulados | |
| Implementación 30/60/90 | Entregables + plan post-arranque por escrito |
Cómo interpretar el puntaje y decidir
- 13–16: demo sólida (bajo riesgo)
- 9–12: falta evidencia; pedir segunda demo focalizada
- 0–8: alto riesgo; probablemente verás sorpresas en implementación o costos
Preguntas finales para desempatar proveedores
- ¿Qué parte del flujo NO cubren nativamente y cómo lo resuelven?
- ¿Qué costos aumentan con el crecimiento (usuarios/documentos/módulos)?
- ¿Qué se puede exportar si algún día cambias de sistema?
Señales rojas (si escuchas esto, cuidado)
Frases típicas que predicen sobrecostos
- “Eso se puede, pero luego lo vemos”
- “La integración es estándar” (sin mostrarla)
- “Incluye implementación” (sin entregables)
- “El reporte te lo armamos” (dependencia)
- “No hay límites” (sin definir documentos/usuarios/ambientes)
Qué pedir por escrito antes de avanzar
- Alcance exacto (qué incluye y qué no)
- Modelo de licencias (usuarios y tipos)
- Política de documentos/transacciones (si aplica)
- Entregables de implementación + soporte post-arranque
- Condiciones de actualización y salida/exportación
Conclusión
Una demo de ERP y CRM vale cuando deja evidencia, no cuando “se ve bonito”. Con la regla de oro (flujo + datos + control), el guion por escenarios y el scorecard, la evaluación se vuelve objetiva y comparable. Eso es lo que evita que se te pase “lo importante”: integración real, seguridad, reportes, costos y capacidad de implementación.
FAQs
¿Cuáles son las preguntas para una demo de ERP y CRM que no se pueden olvidar?
Las preguntas para una demo de ERP y CRM que no se pueden olvidar son las que obligan evidencia: si hay doble registro, si el flujo va del lead al cobro, cómo funcionan roles y auditoría, qué reportes críticos existen, cómo se exporta la data y cómo se cobra (usuarios, módulos y documentos).
¿Qué significa integración real ERP y CRM en una demo?
Integración real ERP y CRM en una demo significa que el cliente, catálogo y precios son fuente única y que una cotización creada en CRM se convierte en pedido/factura en ERP sin re-digitar, manteniendo trazabilidad completa.
¿Qué debo pedir para validar el flujo lead a factura?
Para validar el flujo lead a factura, pide que creen un lead, lo conviertan en oportunidad, generen una cotización desde CRM con precios del ERP y la conviertan en factura en ERP, mostrando reportes y trazabilidad del proceso.
¿Qué preguntar sobre costos (usuarios, módulos y documentos) en la demo?
Lo clave al preguntar sobre costos (usuarios, módulos y documentos) en la demo es exigir definiciones por escrito: tipos de usuario, qué incluye base y qué es módulo, si hay límites por documentos/transacciones y una simulación con crecimiento (+30%) para evitar sorpresas.
¿Cuáles son las señales rojas en una demo de ERP y CRM?
Las señales rojas en una demo de ERP y CRM incluyen promesas sin demostración (“luego lo vemos”), integración no mostrada en vivo, costos sin definiciones claras, implementación sin entregables y reportes que “se arman después”.
