Cuando una empresa crece, controlar las compras ya no consiste únicamente en saber cuánto se gastó.
El verdadero problema aparece cuando necesitamos reconstruir una compra y responder:
¿Quién pidió comprar?
¿Qué proveedores cotizaron?
¿Por qué se eligió una propuesta?
¿Qué Orden de Compra se emitió?
¿La mercadería realmente ingresó?
¿Qué factura presentó el proveedor?
¿Cuánto quedó por pagar?
¿Cuándo se programó el pago?
¿Qué monto se terminó pagando y desde qué cuenta?
En iSiore GO podemos conectar información a lo largo del ciclo de compras mediante diferentes módulos y documentos relacionados.
El recorrido más completo puede llegar a ser:
Requerimiento → Cotizaciones → Cotización recomendada y aprobada → Orden de Compra → Recepción / Kárdex → Sustento de Compra → Cuenta por Pagar → Orden de Pago → Aprobación → Pago
No todas las compras necesariamente recorren cada una de estas etapas. Por ejemplo, un servicio puede no generar Kárdex y también existen operaciones que siguen rutas diferentes.
Pero cuando el proceso lo requiere, podemos mantener una relación documental desde la necesidad inicial hasta el pago al proveedor.
Para un empresario, trazabilidad significa poder reconstruir la compra
Tener trazabilidad no significa únicamente guardar documentos.
Significa poder relacionarlos.
Por ejemplo:
Requerimiento 458
originó una necesidad determinada.
Sobre esa necesidad cotizaron:
Proveedor A, Proveedor B y Proveedor C.
Se recomendó una de las propuestas.
Después se emitió una:
Orden de Compra.
La mercadería llegó al:
Almacén de destino.
El ingreso produjo movimientos en:
Kárdex.
Posteriormente recibimos:
la factura del proveedor.
Esa factura generó una:
Cuenta por Pagar.
Finalmente se programó y ejecutó:
el pago.
Ese contexto es mucho más valioso que tener una Orden de Compra en una carpeta, una factura en Contabilidad y una transferencia bancaria en otro sistema sin una relación clara entre sí.
1. Todo puede comenzar con una necesidad interna
El primer documento del recorrido puede ser el:
Requerimiento
En iSiore GO podemos utilizarlo para registrar necesidades de:
- mercadería;
- servicios;
- otros bienes.
El requerimiento conserva información como:
- fecha;
- sucursal;
- almacén;
- área solicitante;
- solicitante;
- producto o servicio;
- presentación;
- unidad de medida;
- cantidad;
- observación.
Así podemos comenzar el seguimiento preguntando:
¿quién originó esta necesidad y qué pidió exactamente?
La necesidad también pasa por control
El requerimiento comienza en:
Registrado
y posteriormente puede pasar por estados como:
Aprobado
Observado
Procesado
Atendido
Registrar la necesidad no significa que automáticamente se convierta en una compra.
Primero puede ser revisada y aprobada.
Además, el flujo permite dejar observaciones que sirven como sustento de la evaluación.
2. Antes de comprar podemos revisar si ya tenemos stock
Otra parte importante del control es no asumir que toda solicitud implica comprar.
Cuando procesamos un requerimiento aprobado, iSiore GO puede revisar existencias disponibles en otros almacenes.
Si encontramos producto disponible, la necesidad puede cubrirse mediante:
transferencias entre almacenes
en lugar de necesariamente realizar una nueva compra.
Por tanto, el proceso puede tomar dos caminos:
Necesidad → stock interno
o:
Necesidad → proceso de compra
Para un empresario esto permite incorporar una pregunta antes de gastar:
¿realmente necesitamos comprar o ya tenemos ese producto en otra parte de la empresa?
3. Si debemos comprar, podemos comparar proveedores
Cuando el requerimiento continúa hacia compras, podemos registrar distintas cotizaciones sobre una misma necesidad.
Los productos, cantidades y unidades del requerimiento funcionan como base.
Por tanto, varios proveedores pueden estar cotizando sobre:
los mismos productos y cantidades solicitadas.
Esto permite una comparación más ordenada.
El cuadro comparativo mantiene las propuestas juntas
iSiore GO dispone de un:
cuadro comparativo de cotizaciones
En él podemos revisar información como:
- proveedor;
- precio unitario;
- precio total;
- cantidad requerida;
- cantidad mínima exigida por el proveedor;
- cumplimiento de cantidades mínimas;
- impuesto;
- moneda;
- PDF original de la propuesta.
De esta forma podemos pasar de tener tres cotizaciones aisladas a tenerlas relacionadas con el mismo requerimiento.
La recomendación también queda registrada
Una de las cotizaciones puede marcarse como:
Recomendada
El sistema puede generar una observación inicial basada en que representa la mejor opción en costo.
Pero la selección la realiza el usuario.
La justificación también puede modificarse o ampliarse.
Esto permite conservar:
qué propuesta recomendamos
y:
por qué la recomendamos.
Recomendar y aprobar no son lo mismo
Otro punto importante del control es separar:
comparar/recomendar
de:
aprobar
El cuadro puede pasar posteriormente por acciones como:
- Aprobar;
- Observar;
- Rechazar.
Por tanto, una persona puede preparar la comparación y otra etapa del proceso puede evaluar la decisión.
4. La Orden de Compra formaliza la adquisición
Después llegamos a uno de los documentos principales del proceso:
Orden de Compra
La O/C puede contener información como:
- serie y número;
- fecha;
- sucursal;
- almacén;
- área solicitante;
- persona solicitante;
- proveedor;
- contacto;
- moneda;
- tipo de cambio;
- productos;
- presentación;
- cantidad;
- precio unitario;
- descuentos;
- impuestos;
- total;
- fecha de entrega;
- dirección de entrega;
- condiciones de compra;
- anticipos;
- gastos vinculados.
Aquí ya no estamos hablando únicamente de una necesidad.
Estamos formalizando:
qué vamos a comprar, a quién y bajo qué condiciones.
La O/C puede mostrar de dónde nació la compra
Una función especialmente interesante es:
Ver Trazabilidad O/C
Desde la evaluación de la Orden de Compra podemos consultar:
el requerimiento
y:
la cotización
que dieron origen a esa orden cuando esos documentos existen.
Podemos reconstruir entonces:
Requerimiento → Cotización → Orden de Compra
Esta relación es especialmente útil cuando meses después necesitamos entender por qué se realizó una compra concreta.
La Orden de Compra vuelve a pasar por aprobación
La O/C comienza en:
REGISTRADO
y después puede pasar, entre otros estados, a:
APROBADO
o:
RECHAZADO
La aprobación anterior de una cotización no sustituye automáticamente la aprobación de la Orden de Compra.
Son controles diferentes dentro del proceso.
5. La compra aprobada todavía no significa que tengamos el producto
Este punto es clave.
Orden de Compra aprobada ≠ mercadería recibida
Una O/C documenta aquello que autorizamos comprar.
El inventario cambia cuando registramos la recepción correspondiente.
Por eso el siguiente paso para una compra de mercadería puede ser:
Ingreso por Compra
6. La recepción conecta Compras con el almacén
El Ingreso por Compra puede mantener información como:
- Orden de Compra relacionada;
- proveedor;
- almacén destino;
- tipo de operación;
- documento del proveedor;
- serie y número;
- fecha del documento;
- fecha del movimiento;
- producto;
- presentación;
- lote;
- cantidad original;
- cantidad ingresada;
- unidad de medida.
Aquí empezamos a conectar el documento comercial con la realidad física.
Podemos comprobar:
qué se compró
contra:
qué comenzó a ingresar realmente al almacén.
El ingreso se convierte en movimiento de Kárdex
Cada Ingreso por Compra está relacionado con un:
movimiento de Kárdex de ingreso
Por tanto, podemos seguir una cadena como:
Orden de Compra → recepción → Kárdex → stock
Esto permite conectar Compras e Inventarios.
La propia Orden de Compra dispone además del indicador:
Tiene ingresos
para identificar si ya existen movimientos relacionados.
Podemos llegar hasta producto, lote y cantidad
La trazabilidad no termina en:
“se recibió la compra”.
Podemos mantener datos como:
producto → presentación → lote → cantidad ingresada
Esto resulta especialmente importante para empresas industriales o distribuidoras que necesitan conocer qué existencia concreta entró como resultado de una compra.
7. Después de recibir, podemos relacionar el comprobante del proveedor
La recepción física no es todavía el final del proceso.
Después necesitamos relacionar la documentación comercial y contable del proveedor.
Para ello existe:
Sustentar Ingreso por Compra
Esta función conecta elementos de:
Compras + Almacén + comprobante del proveedor + Contabilidad
y constituye una de las piezas más fuertes del flujo.
El sustento puede partir de la Orden de Compra
Al seleccionar una Orden de Compra podemos recuperar información relacionada como:
- proveedor;
- moneda;
- condición;
- almacén;
- productos;
- montos.
También podemos trabajar con los movimientos de ingreso relacionados.
Podemos vincular la factura con los movimientos de Kárdex
Existe una selección denominada:
Movimientos de Kárdex Relacionados
Desde allí podemos relacionar información como:
Factura del proveedor ↔ Orden de Compra ↔ movimientos de recepción
Para compras nacionales con Kárdex, la documentación establece que primero debe existir el ingreso al almacén.
Es decir, no se sustenta la compra como si físicamente hubiese ocurrido una recepción cuando todavía no existe dicho movimiento.
El comprobante mantiene sus propios identificadores
Podemos registrar:
- proveedor;
- tipo de documento;
- serie;
- número;
- fecha documento;
- fecha de sustento;
- moneda;
- tipo de cambio;
- operación;
- condición de compra;
- observaciones.
Además, iSiore GO valida la combinación:
Proveedor + Tipo de documento + Serie + Número
para evitar registrar nuevamente el mismo comprobante.
El sustento puede relacionarse con lo realmente recibido
Dentro del detalle podemos manejar información como:
- producto;
- cantidad recibida;
- unidad de medida;
- costo actual;
- valor unitario;
- valor del ítem.
Esto permite mantener una relación entre:
documento del proveedor
y:
mercadería recibida.
También existen sustentos parciales
Cuando la operación lo permite, iSiore GO contempla:
Sustento Parcial
Esto permite sustentar solo parte de los productos de una Orden de Compra.
Por tanto, el proceso no necesariamente tiene que cerrarse completamente en una sola operación.
8. Del sustento podemos llegar a una Cuenta por Pagar
Dentro del proceso existe la opción:
¿Registro de Compra?
Esta permite indicar que el sustento debe registrarse contablemente como una:
Cuenta por Pagar
Así pasamos de:
“recibimos y sustentamos la compra”
a:
“ahora existe una obligación económica con el proveedor”.
La Cuenta por Pagar mantiene referencias de la compra
Una cuenta por pagar puede conservar información como:
- proveedor;
- tipo de documento;
- serie y número;
- fecha contable;
- fecha del documento;
- número de Orden de Compra, cuando corresponde;
- fecha de vencimiento;
- fecha programada de pago;
- moneda;
- tipo de cambio;
- condición de compra;
- monto total.
Para gerencia, aquí aparece otra pregunta clave:
¿cuánto debemos y cuándo debemos pagarlo?
Fecha de vencimiento y programación de pago no son lo mismo
El documento puede mantener:
Fecha de vencimiento
y:
Fecha de programación de pago
La primera indica cuándo vence la obligación.
La segunda indica para cuándo está programado el desembolso.
Esta diferencia ayuda a organizar la etapa financiera del proceso.
9. Tesorería puede preparar una Orden de Pago
El circuito puede continuar hacia:
Orden de Pago
En esta etapa trabajamos con documentos pendientes y definimos cuánto se va a pagar.
La Orden de Pago puede incluir:
- cuenta bancaria de origen;
- entidad financiera;
- moneda;
- fecha de desembolso;
- proveedor;
- documento;
- fecha de vencimiento;
- monto pendiente;
- monto que se aplicará.
Monto pendiente y monto que pagaremos pueden ser diferentes
iSiore GO diferencia:
Monto a Pagar
que representa el pendiente del documento,
de:
Monto Aplicar
que representa cuánto incluiremos en esa Orden de Pago.
Esto permite trabajar con pagos que no necesariamente cancelan todo el documento.
El sistema valida además que:
Monto Aplicar ≤ Monto pendiente
No podemos pagar desde este flujo una cantidad superior a la deuda registrada.
Una Orden de Pago puede incluir varios documentos
Podemos agrupar varios documentos dentro de la misma Orden de Pago cuando corresponden al mismo tipo de pago.
Esto permite que Tesorería programe un desembolso que cubra varias obligaciones relacionadas.
10. Programar un pago tampoco significa que ya se pagó
Al igual que ocurre anteriormente con Compras, en Tesorería también encontramos etapas separadas.
La Orden de Pago registrada pasa a:
Órdenes de Pago por Aprobar
Allí puede revisarse antes de continuar.
Podemos trabajar con aprobación:
- individual;
- múltiple.
Y existen permisos específicos para estas acciones.
Separar programación y aprobación añade control
Podemos tener entonces:
usuario que programa el pago
y:
usuario autorizado para aprobarlo
según los permisos configurados.
De esta forma el ciclo no termina simplemente porque alguien haya decidido preparar una transferencia.
11. Una orden aprobada todavía está pendiente de ejecución
Después de aprobar, las órdenes llegan a:
Caja y Bancos → Programación de Pagos Aprobado
Allí pueden encontrarse en estados como:
Pendiente
o:
Procesado
Esto introduce otra diferencia importante:
Programado ≠ Aprobado ≠ Procesado
Para un empresario, este tipo de estados ayuda a conocer en qué momento real se encuentra la obligación.
Antes de procesar podemos revisar los documentos
Desde la orden podemos consultar datos como:
- beneficiario;
- banco;
- cuenta;
- moneda;
- fecha de desembolso;
- documentos incluidos;
- fechas de vencimiento;
- montos pendientes.
Así la ejecución del pago puede mantener relación con las obligaciones que se están cancelando.
12. También podemos registrar directamente un pago al proveedor
Además del circuito de programación mediante Orden de Pago, iSiore GO dispone de:
Registrar Pago a Proveedor
Este flujo permite registrar un pago realizado desde:
- una cuenta bancaria;
- un fondo de caja.
Una vez seleccionado el proveedor aparecen sus documentos pendientes.
El pago se aplica contra documentos concretos
Podemos visualizar:
- tipo de documento;
- serie y número;
- fecha;
- moneda;
- monto total;
- pendiente por aplicar;
- monto a aplicar.
Esto permite relacionar:
Pago → documento que estamos cancelando
y no simplemente registrar una salida bancaria sin contexto.
Podemos realizar pagos parciales
El:
Monto Aplicar
puede corresponder a:
- todo el saldo;
- una parte del saldo.
Por tanto, iSiore GO permite documentar pagos parciales o totales.
Después podemos seguir manteniendo el:
Pendiente Aplicar
del documento.
Un pago también puede cubrir varios documentos
Una misma operación puede aplicarse a:
varios documentos pendientes del mismo proveedor.
Así podemos tener:
1 pago → varias facturas
cuando corresponde.
También controlamos desde qué cuenta sale el dinero
El pago puede registrar:
- cuenta bancaria o fondo;
- medio de pago;
- número de operación;
- fecha del pago;
- moneda;
- tipo de cambio;
- monto;
- beneficiario;
- glosa.
Además, el sistema controla la disponibilidad de la cuenta utilizada.
Si el pago supera la capacidad disponible documentada de la chequera, la operación se bloquea.
Del requerimiento a la operación bancaria
Cuando existen todos los documentos correspondientes, podemos reconstruir una cadena como:
| Etapa | Qué podemos identificar |
|---|---|
| Requerimiento | Quién solicitó, área, producto y cantidad |
| Cotizaciones | Qué proveedores participaron |
| Comparación | Precios, mínimos, moneda y propuesta recomendada |
| Orden de Compra | Qué compra fue autorizada |
| Recepción | Qué ingresó físicamente |
| Kárdex | Cómo afectó inventario |
| Sustento | Qué comprobante presentó el proveedor |
| Cuenta por pagar | Cuánto debemos y cuándo vence |
| Orden de Pago | Qué monto se programó |
| Aprobación | Qué pago fue autorizado |
| Pago | Cuánto se pagó y desde qué cuenta |
Esta es la diferencia entre tener módulos independientes y trabajar con un ERP que conecta procesos.
No significa que exista una única pantalla con todo el recorrido
Es importante precisar cómo funciona esta trazabilidad.
No estamos afirmando que exista una única pantalla que muestre gráficamente todo:
Requerimiento → Pago
en una sola línea de tiempo.
La relación se mantiene mediante documentos y módulos conectados.
Intervienen áreas como:
- Compras;
- Almacén;
- Contabilidad;
- Cuentas por Pagar;
- Tesorería;
- Caja y Bancos.
Precisamente ese cruce es lo que permite trabajar el proceso como un ciclo ERP.
Tampoco todas las compras siguen exactamente la misma ruta
El recorrido depende de la operación.
Por ejemplo:
- un servicio puede no generar Kárdex;
- determinadas operaciones pueden trabajar sin ingreso físico;
- puede existir un Ingreso por Compra sin O/C;
- una O/C puede registrarse sin cotización previa;
- determinados pagos pueden registrarse directamente;
- no toda obligación necesita obligatoriamente una Orden de Pago programada.
Por eso la forma correcta de entenderlo es:
iSiore GO permite mantener relaciones documentales y operativas a lo largo del ciclo de compra, utilizando las etapas que correspondan a cada operación.
Qué debería probar un empresario durante una demo
Si estás buscando un ERP para controlar compras, no pruebes solamente cómo se genera una Orden de Compra.
Pide reconstruir una operación.
1. Abrir un requerimiento
Comprobar:
quién pidió y qué necesitaba.
2. Revisar las cotizaciones
Ver:
qué proveedores participaron.
3. Abrir el cuadro comparativo
Revisar:
qué propuesta se recomendó y por qué.
4. Abrir la Orden de Compra
Usar:
Ver Trazabilidad O/C
para comprobar su relación con documentos anteriores.
5. Revisar los ingresos
Confirmar:
qué mercadería llegó realmente.
6. Revisar el Kárdex
Comprobar:
qué movimiento produjo la recepción.
7. Abrir el sustento de compra
Ver:
qué comprobante presentó el proveedor.
8. Revisar la Cuenta por Pagar
Comprobar:
monto, vencimiento y programación.
9. Revisar una Orden de Pago
Identificar:
qué documento se está pagando y cuánto.
10. Abrir el pago realizado
Comprobar:
monto aplicado, cuenta bancaria y documento de origen.
Si un ERP puede mantener ese contexto, estamos evaluando algo mucho más importante que una colección de pantallas.
Estamos evaluando control del proceso.
Dos capacidades que destacaría en el ciclo de compras de iSiore GO
1. Trazabilidad documental de la compra
Podemos mantener relaciones entre:
Requerimiento → Cotización → Orden de Compra → recepción → comprobante → obligación → pago
cuando esos documentos forman parte de la operación.
2. Conexión entre operación física y financiera
La compra puede pasar de:
mercadería recibida y registrada en Kárdex
a:
factura sustentada
después a:
Cuenta por Pagar
y finalmente a:
pago al proveedor.
Para una empresa que necesita controlar compras, esta conexión puede ser más importante que simplemente tener un módulo para emitir Órdenes de Compra.
ERP para controlar el ciclo de compras con iSiore GO
Con iSiore GO podemos trabajar el proceso de compras desde distintas áreas sin perder necesariamente el contexto de la operación.
Podemos saber:
quién solicitó
qué proveedores cotizaron
qué propuesta fue recomendada
qué Orden de Compra se emitió
qué mercadería ingresó
qué movimiento llegó al Kárdex
qué comprobante sustentó la compra
qué obligación quedó pendiente
cuándo se programó
y:
qué pago terminó aplicándose.
Ese es el objetivo de una verdadera trazabilidad de compras:
no quedarnos únicamente con el documento final, sino poder reconstruir cómo nació, avanzó y terminó una operación.
Puedes conocer más sobre nuestro ERP de compras y cómo se conecta con el ERP de inventarios.
Preguntas frecuentes sobre trazabilidad de compras en un ERP
¿iSiore GO puede relacionar una Orden de Compra con el requerimiento que la originó?
Sí. La función Ver Trazabilidad O/C permite consultar el requerimiento y la cotización relacionados cuando existen.
¿Podemos saber qué proveedores cotizaron antes de comprar?
Sí. El cuadro comparativo puede mantener varias cotizaciones relacionadas con un mismo requerimiento.
¿La Orden de Compra confirma que la mercadería ya llegó?
No. La O/C representa la compra autorizada. La recepción física se registra mediante el Ingreso por Compra.
¿La recepción afecta el Kárdex?
Sí. El Ingreso por Compra corresponde a un movimiento de Kárdex de ingreso.
¿Podemos relacionar la factura con la Orden de Compra y la recepción?
El Sustento de Compra permite relacionar la O/C con movimientos de ingreso y el comprobante del proveedor cuando la operación corresponde.
¿Una compra puede generar una Cuenta por Pagar?
Sí. El Sustento de Compra contempla su registro como obligación con el proveedor cuando corresponde.
¿Podemos registrar vencimiento y fecha programada de pago?
Sí. Cuentas por Pagar mantiene información de vencimiento y programación de pago.
¿Los pagos necesitan aprobación?
iSiore GO dispone de un flujo de Órdenes de Pago que puede pasar por una etapa específica de aprobación.
¿Aprobar una Orden de Pago significa que ya se pagó?
No. Una orden aprobada todavía puede quedar pendiente de procesamiento.
¿Se pueden registrar pagos parciales?
Sí. Podemos aplicar todo o parte del saldo pendiente de un documento.
¿Un pago puede aplicarse a varias facturas?
Sí. El sistema contempla aplicar un pago a varios documentos pendientes de un mismo proveedor.
¿Existe una única pantalla que muestre todo desde requerimiento hasta pago?
La documentación revisada no muestra una única pantalla con todo el recorrido gráfico. La trazabilidad se mantiene mediante documentos y módulos relacionados.
¿Todas las compras tienen que recorrer obligatoriamente todas estas etapas?
No. El flujo depende del tipo de operación. Servicios, compras sin O/C, operaciones sin Kárdex y pagos directos pueden utilizar rutas diferentes.
