Mover mercadería entre almacenes no debería significar simplemente restar stock de un lugar y sumarlo en otro.
Cuando una empresa trabaja con varias sedes o almacenes necesitamos controlar quién solicita el traslado, desde dónde sale la mercadería, qué productos se envían, qué lotes participan, cuándo se despachan, mediante qué guía se trasladan y cuándo ingresan realmente al almacén destino.
En iSiore GO gestionamos las transferencias mediante un flujo documental completo:
Registrar Orden → Por Aprobar → Por Despachar → Por Recibir → Seguimiento
La salida física se registra en el almacén de origen y la recepción genera posteriormente la entrada correspondiente en el Kárdex del almacén destino.
Esto permite tratar una transferencia como un proceso controlado y no como un simple cambio manual de cantidades.
¿Cómo funciona una transferencia entre almacenes en iSiore GO?
El flujo comienza cuando un almacén necesita recibir mercadería desde otro.
Podemos resumirlo así:
- el almacén destino solicita productos;
- se registra una orden de transferencia;
- un responsable revisa y aprueba o desaprueba;
- el almacén origen prepara el despacho;
- se seleccionan lotes y ubicaciones físicas;
- se registra la salida;
- se genera la guía de remisión;
- el traslado queda pendiente de recepción;
- el almacén destino recibe la mercadería;
- se registra la entrada en su Kárdex;
- podemos consultar posteriormente el estado de la transferencia.
Así podemos mantener continuidad entre solicitud, autorización, salida y recepción.
La transferencia comienza con una orden
Dentro de iSiore GO contamos con la pantalla:
Registrar Orden de Transferencia
Esta función permite crear una solicitud para trasladar mercadería entre almacenes.
La orden incluye:
- almacén solicitante;
- almacén de despacho;
- motivo;
- productos;
- presentación;
- cantidad;
- fecha de solicitud.
Aquí existe una diferencia importante.
Registrar una orden todavía no significa que la mercadería haya salido físicamente.
En esta etapa estamos solicitando el movimiento.
Almacén de origen y almacén de destino quedan diferenciados
En iSiore GO manejamos dos conceptos.
Almacén solicitante
Es el almacén que solicita la mercadería.
Posteriormente será el almacén que recibirá los productos.
Almacén de despacho
Es el almacén desde donde físicamente saldrá la mercadería.
Por tanto:
Almacén de despacho = origen
Almacén solicitante = destino
Esta separación permite que la solicitud mantenga claramente identificado desde dónde se enviará el inventario y hacia dónde debe llegar.
Podemos revisar stock antes de solicitar
Al seleccionar productos para una orden existe una opción para consultar stock.
Esto nos permite revisar la existencia disponible antes de añadir el producto.
Sin embargo, registrar la solicitud no reserva automáticamente el stock ni valida definitivamente su disponibilidad.
La documentación establece que el control real de disponibilidad ocurre posteriormente durante el despacho.
Por eso debemos separar:
solicitar una cantidad
de:
confirmar que esa cantidad puede despacharse físicamente
La orden identifica qué producto y cuánto necesitamos mover
Cada línea de la solicitud contiene:
- código de artículo;
- descripción;
- presentación;
- cantidad.
La cantidad debe ser mayor que cero y necesitamos indicar una presentación.
Además, iSiore GO evita agregar dos veces el mismo producto dentro de una misma solicitud.
Esto ayuda a mantener un detalle claro de lo solicitado antes de pasar a la etapa de aprobación.
La transferencia pasa por aprobación
Una vez registrada, la orden continúa hacia:
Por Aprobar
El responsable puede revisar:
- número de orden;
- fecha de emisión;
- solicitante;
- almacén solicitante;
- almacén de despacho;
- motivo;
- productos;
- presentaciones;
- cantidades.
Después puede:
Aprobar
o:
Desaprobar
La aprobación autoriza que la transferencia continúe hacia el despacho.
La desaprobación detiene el circuito.
Las cantidades no se modifican durante la aprobación
La pantalla de aprobación está orientada a evaluar la solicitud.
No permite modificar directamente:
- productos;
- cantidades.
Si necesitamos cambiar el pedido, la documentación indica que debemos desaprobar la solicitud y registrar otra correctamente.
También existe un campo de:
Observación de Evaluador
que permite dejar el sustento de la decisión, especialmente cuando la orden es rechazada.
Una orden aprobada pasa al almacén que debe despachar
Después de la aprobación, la transferencia aparece en:
Transferencias por Despachar
Esta etapa corresponde al almacén origen.
Aquí comienza la preparación de la salida física.
La pantalla abre:
Guía de Remisión por Transferencia
y desde allí registramos la mercadería que realmente saldrá del almacén.
El despacho sí genera la salida física
Esta es una diferencia clave respecto a la solicitud.
La orden inicia el proceso.
El despacho registra la salida física.
Durante esta etapa podemos asociar información como:
- almacén;
- fecha de emisión;
- fecha de traslado;
- motivo del traslado;
- tipo de transporte;
- destinatario;
- observaciones.
También podemos incorporar documentos relacionados cuando corresponde.
Podemos seleccionar el lote exacto que sale
Para cada producto se utiliza la opción:
Seleccionar Lote
Allí podemos revisar:
- número de lote;
- stock.
Después definimos:
Cantidad a Despachar
Esto nos permite relacionar:
producto → presentación → lote → cantidad despachada
El control por lote es especialmente relevante cuando diferentes existencias del mismo producto necesitan mantenerse separadas.
Una transferencia puede utilizar varios lotes
Si la cantidad solicitada no se encuentra completa dentro de un solo lote, podemos cubrirla utilizando varios.
Por ejemplo:
Lote A → 20 unidades
Lote B → 30 unidades
Total → 50 unidades
Así podemos identificar exactamente qué lotes participaron en el traslado.
iSiore GO también impide utilizar para el despacho un lote que tenga stock negativo.
El despacho debe cubrir la cantidad solicitada
La documentación de iSiore GO establece que el despacho debe ser completo.
No se documenta un despacho parcial dentro de este flujo.
Por tanto, la suma de las cantidades asignadas entre los lotes debe cubrir la cantidad indicada para el producto en la orden.
Esto mantiene continuidad entre:
cantidad solicitada → cantidad despachada
Podemos indicar desde qué ubicación física sale la mercadería
Cuando el almacén utiliza ubicaciones, iSiore GO permite indicar las secciones físicas desde las que saldrá el producto.
Para ello registramos:
- sección;
- cantidad.
Incluso podemos tomar mercadería desde varias ubicaciones para completar el despacho.
La suma de las cantidades asignadas a las secciones debe coincidir con la cantidad que estamos despachando.
Así podemos bajar el control hasta:
producto → lote → sección física → cantidad
Esto conecta la transferencia con el control de ubicaciones dentro del almacén.
La transferencia puede generar una guía de remisión
Al despachar, iSiore GO permite emitir la:
Guía de Remisión por Transferencia
Esta puede registrar información como:
- fecha de emisión;
- fecha de traslado;
- motivo;
- punto de partida;
- punto de llegada;
- tipo de transporte;
- vehículo;
- empresa transportista cuando corresponde;
- datos del conductor cuando corresponde;
- productos y cantidades.
La guía mantiene vinculada la documentación del traslado con la transferencia que estamos ejecutando.
Origen y destino también quedan documentados físicamente
La guía incluye:
Punto de partida
- dirección;
- ubigeo.
Punto de llegada
- dirección;
- ubigeo.
Ambos datos son obligatorios dentro del flujo documentado.
Esto permite relacionar el movimiento de inventario con el traslado físico correspondiente.
Después del despacho la mercadería queda pendiente de recepción
Emitir la salida en el almacén origen no significa que el inventario haya ingresado automáticamente al almacén destino.
Después del despacho la transferencia aparece en:
Transferencias por Recibir
o:
Ingreso de Mercadería por Transferencia
El almacén destino debe completar la recepción.
Esta separación es importante porque una transferencia tiene dos momentos diferentes:
salida del origen
y:
entrada en el destino
La recepción utiliza los datos del despacho
Cuando abrimos una transferencia pendiente de recepción, gran parte de la información viene directamente desde la guía.
Por ejemplo:
- remitente;
- número de orden;
- tipo de documento de envío;
- serie;
- número;
- fecha del documento;
- almacén destino.
No tenemos que volver a construir la transferencia desde cero.
Productos, lotes y cantidades se mantienen durante la recepción
En la recepción, iSiore GO conserva los datos que vienen desde el despacho.
La documentación establece que:
- los productos no se vuelven a digitar;
- los lotes no se modifican;
- las cantidades no se modifican.
Esto ayuda a mantener continuidad entre lo que salió del almacén origen y lo que finalmente ingresa al destino.
Podemos asignar nuevas ubicaciones físicas en el almacén destino
Durante la recepción, cuando contamos con el permiso correspondiente, podemos definir:
- sección;
- cantidad.
Esto permite que un producto:
salga de determinadas ubicaciones en el almacén origen
y después:
ingrese en otras ubicaciones dentro del almacén destino
También podemos repartir la cantidad recibida entre varias secciones hasta completar el total.
Así la transferencia puede mantener control físico tanto en la salida como en la llegada.
La recepción es la que genera la entrada en el Kárdex destino
Cuando registramos correctamente la recepción, iSiore GO:
- registra la entrada por transferencia;
- afecta el Kárdex del almacén destino;
- confirma la operación;
- elimina la transferencia de los pendientes de recepción.
La documentación indica expresamente que esta etapa incorpora la mercadería al stock del almacén destino mediante una entrada por transferencia.
Por eso no debemos interpretar la solicitud inicial como si ya hubiera movido todo el inventario.
El proceso tiene momentos distintos.
El origen y el destino mantienen Kárdex independientes
Cada almacén mantiene su propio Kárdex.
Una transferencia genera, conceptualmente:
Almacén origen → salida por transferencia
Almacén destino → entrada por transferencia
Esto permite seguir el movimiento desde ambos lados del traslado.
Si necesitamos profundizar en el funcionamiento del Kárdex y la valorización, podemos revisar nuestro contenido sobre inventario valorizado y Kárdex en iSiore GO.
Podemos seguir el estado de una transferencia
iSiore GO dispone de una pantalla específica:
Seguimiento de Transferencias
también denominada:
Listado Situacional de Transferencias
Desde allí podemos consultar información como:
- número de orden;
- fecha;
- estado;
- fecha de recepción;
- almacén solicitante;
- almacén de despacho;
- guía asociada;
- situación.
La documentación contempla estados de avance como:
registrada → aprobada → despachada → recibida
Así podemos comprobar en qué punto se encuentra cada traslado.
La orden, la guía y la recepción quedan relacionadas
El seguimiento mantiene una cadena documental:
Orden → Despacho → Guía → Recepción
Esto permite que una transferencia no quede representada únicamente por una salida y una entrada desconectadas.
Podemos seguir el proceso desde la solicitud hasta su situación final.
También podemos anular transferencias bajo determinadas condiciones
iSiore GO dispone de una función para anular órdenes de transferencia.
Durante la anulación registramos:
- motivo;
- fecha de anulación.
La fecha debe pertenecer a un periodo comercial abierto.
El sistema evalúa además el estado y avance de la transferencia antes de permitir la anulación.
Por ejemplo, una operación que ya avanzó hacia despacho o recepción puede tener restricciones según el punto del flujo en el que se encuentre.
¿Qué información podemos mantener durante una transferencia?
El flujo completo permite relacionar diferentes niveles de información.
| Etapa | Información principal |
|---|---|
| Solicitud | origen, destino, motivo, productos, cantidades |
| Aprobación | responsable, decisión, observación |
| Despacho | productos, cantidades, lotes, ubicaciones |
| Traslado | guía, fechas, origen, destino, transporte |
| Recepción | productos, lotes, cantidades, ubicaciones destino |
| Inventario | salida e ingreso en Kárdex |
| Seguimiento | estado y documentación asociada |
Esto convierte la transferencia en un proceso con continuidad operativa.
¿Por qué no conviene manejar transferencias como un ajuste manual?
Cuando movemos mercadería entre almacenes mediante simples ajustes de cantidades podemos perder contexto importante.
Por ejemplo:
- quién solicitó el movimiento;
- por qué se realizó;
- quién lo aprobó;
- desde qué almacén salió;
- qué lote fue utilizado;
- desde qué ubicación física;
- mediante qué guía se trasladó;
- cuándo fue recibido;
- dónde fue almacenado;
- qué estado tiene actualmente.
Un flujo de transferencia permite mantener estas relaciones dentro del ERP.
Ejemplo del flujo de una transferencia en iSiore GO
Supongamos que el almacén de Lima necesita productos disponibles en otro almacén.
1. Lima registra la solicitud
Define el almacén de despacho, motivo, productos y cantidades.
2. La solicitud queda pendiente de aprobación
Un responsable revisa la información.
3. La orden es aprobada
Pasa hacia el almacén que realizará el despacho.
4. El origen selecciona lotes
Determina de qué lotes saldrá la cantidad solicitada.
5. Define ubicaciones físicas
Indica desde qué secciones del almacén se retirará la mercadería.
6. Emite la guía
Se registra la salida y la documentación de traslado.
7. El destino recibe la transferencia
La guía aparece como pendiente de recepción.
8. Se registran ubicaciones de destino
Podemos indicar en qué secciones se almacenará la mercadería recibida.
9. Se confirma el ingreso
La recepción afecta el Kárdex del almacén destino.
10. Consultamos el seguimiento
Podemos comprobar que la transferencia llegó al estado recibido.
Este proceso mantiene una continuidad clara entre lo solicitado y lo efectivamente trasladado.
Transferencias y valorización del inventario
El control no termina necesariamente con la recepción física.
Dentro del proceso de valorización de Kárdex, iSiore GO también puede revisar diferencias entre:
salidas por traslado
e:
ingresos por traslado
La comparación utiliza datos como:
- número;
- producto;
- lote;
- cantidad.
Además puede calcular:
costo total de la salida − valor total del ingreso
para apoyar la conciliación entre almacenes.
Esta consulta puede obtenerse de manera consolidada o detallada y funciona como apoyo al control contable; no corrige automáticamente una diferencia detectada.
ERP para transferencias entre almacenes con iSiore GO
En iSiore GO una transferencia puede mantenerse conectada desde el inicio hasta el final:
Solicitud → aprobación → despacho → lote → ubicación → guía → recepción → ubicación destino → Kárdex → seguimiento
Esto permite saber no solo que un producto cambió de almacén.
Podemos identificar quién lo solicitó, quién autorizó el traslado, qué producto salió, en qué cantidad, desde qué lote y ubicación, qué documento acompañó el movimiento y cuándo ingresó al almacén destino.
Para empresas que necesitan controlar inventarios distribuidos entre varias sedes, este flujo complementa nuestro ERP para múltiples almacenes y el ERP de inventarios de iSiore GO.
Preguntas frecuentes sobre transferencias entre almacenes
¿iSiore GO permite transferir productos entre almacenes?
Sí. El sistema dispone de un flujo que comienza con una orden de transferencia y continúa mediante aprobación, despacho, recepción y seguimiento.
¿Registrar una transferencia descuenta inmediatamente el stock?
No. Registrar la orden crea la solicitud. La salida física se registra posteriormente durante el despacho.
¿La orden reserva automáticamente el stock solicitado?
La documentación revisada no indica una reserva automática. La disponibilidad se controla posteriormente durante el despacho.
¿Podemos transferir productos por lote?
Sí. Durante el despacho podemos seleccionar los lotes concretos utilizados y la cantidad correspondiente a cada uno.
¿Podemos utilizar varios lotes para una misma transferencia?
Sí. Una cantidad puede completarse utilizando más de un lote.
¿Se puede hacer un despacho parcial?
El flujo documentado exige que la cantidad despachada cubra completamente la cantidad indicada para el producto en la orden.
¿Podemos indicar desde qué ubicación física sale el producto?
Sí. Cuando el almacén trabaja con ubicaciones podemos asignar secciones y cantidades de origen durante el despacho.
¿Podemos definir dónde se almacenará al llegar?
Sí. Durante la recepción podemos distribuir la cantidad entre secciones del almacén destino cuando el usuario cuenta con el permiso correspondiente.
¿Se pueden modificar cantidades o lotes durante la recepción?
No. Los productos, lotes y cantidades provienen de la guía de transferencia y no se vuelven a modificar durante la recepción.
¿La recepción actualiza el Kárdex?
Sí. Al registrar el ingreso por transferencia se genera una entrada en el Kárdex del almacén destino.
¿Podemos saber en qué estado está una transferencia?
Sí. Seguimiento de Transferencias permite consultar la situación y relacionar la orden con su despacho, guía y recepción.
¿iSiore GO genera automáticamente transferencias cuando falta stock?
La documentación revisada no respalda una generación automática de órdenes de transferencia por faltantes o por stock mínimo.
