Cuando una empresa crece, el problema de compras ya no es solamente conseguir proveedores o negociar buenos precios.
También necesitamos controlar:
¿Quién está solicitando comprar?
¿Qué área lo necesita?
¿La solicitud ya fue revisada?
¿Quién tiene permiso para aprobarla?
¿La Orden de Compra está autorizada o todavía está pendiente?
¿Ya ingresó mercadería contra esa orden?
Si estas respuestas dependen de WhatsApp, correos, llamadas o archivos separados, resulta más difícil saber en qué situación está realmente cada compra.
Con iSiore GO podemos manejar el proceso mediante requerimientos, estados, aprobaciones, permisos y Órdenes de Compra, de forma que una solicitud interna no pase directamente a ejecución sin atravesar los controles correspondientes.
Para un empresario, el objetivo es sencillo:
tener visibilidad y control sobre lo que la empresa está solicitando y comprando antes de que el proceso avance.
Controlar compras empieza antes de crear la Orden de Compra
Una empresa puede cometer el error de comenzar el control recién cuando aparece la Orden de Compra.
Pero para ese momento la decisión de comprar puede estar bastante avanzada.
Por eso en iSiore GO existe un nivel anterior:
el requerimiento.
El requerimiento representa la necesidad interna de un área o almacén.
Su flujo normal es:
Registrado → Aprobado u Observado → Procesado → Atendido
Esto significa que registrar una necesidad no equivale a autorizarla.
Primero debe ser evaluada.
Primer control: aprobar la necesidad interna
Cuando un usuario registra un requerimiento, este queda en estado:
Registrado
Desde ahí puede ser:
- revisado;
- aprobado;
- observado;
- editado;
- eliminado, según permisos y estado.
Solo los requerimientos en estado Registrado pueden ser aprobados.
Y solamente un requerimiento Aprobado puede pasar posteriormente al procesamiento.
Esto introduce una separación importante:
Solicitar ≠ Aprobar ≠ Procesar
Para un empresario, esta diferencia es clave.
No todo lo que un área solicita debería convertirse automáticamente en una acción de compra.
Si la solicitud tiene problemas, puede regresar para corrección
El responsable no está obligado únicamente a elegir entre “sí” y “no”.
También puede:
Observar
el requerimiento.
Un requerimiento observado regresa al solicitante para que pueda corregirlo.
Además, el control puede hacerse a dos niveles:
- observación general;
- observación específica por artículo.
Esto permite señalar exactamente qué parte de una solicitud necesita revisión.
Por ejemplo, el problema puede estar únicamente en uno de los productos solicitados, sin necesidad de perder el contexto del requerimiento completo.
La aprobación del requerimiento deja un sustento
Cuando un requerimiento es aprobado, iSiore GO exige completar una:
Observación
Este campo es obligatorio.
Por tanto, además del cambio de estado existe un sustento escrito asociado a la decisión.
Para gerencia esto resulta más ordenado que una autorización informal realizada únicamente mediante un mensaje o una llamada.
Aprobar todavía no significa ejecutar la compra
Una diferencia importante en iSiore GO es:
Aprobar ≠ Procesar
Cuando el requerimiento pasa a:
Aprobado
queda autorizado para continuar.
Recién entonces puede utilizarse la acción:
Procesar
El propio sistema valida el estado e impide procesar directamente una solicitud recién registrada.
Esto ayuda a mantener una secuencia:
Necesidad → Evaluación → Autorización → Procesamiento
en lugar de permitir que una solicitud salte directamente hacia la siguiente etapa.
Antes de comprar, podemos revisar si ya existe stock interno
El control de compras no debería limitarse a aprobar documentos.
También conviene saber si realmente necesitamos adquirir nuevamente la mercadería.
Durante el procesamiento de un requerimiento aprobado, iSiore GO puede revisar si los productos solicitados existen en otros almacenes.
Cuando hay disponibilidad, la necesidad puede cubrirse mediante transferencias entre almacenes.
Por tanto, el proceso puede plantearse así:
Necesitamos producto
↓
Aprobamos la necesidad
↓
Revisamos existencias internas
↓
Si existe stock, podemos utilizarlo
↓
Si corresponde comprar, continuamos con Compras
Esto añade una capa de control antes de generar una nueva adquisición.
Segundo control: la Orden de Compra también necesita aprobación
Incluso después de que la necesidad interna haya sido aprobada, existe otro documento que debemos controlar:
la Orden de Compra.
La Orden de Compra tiene su propio flujo.
Cuando se crea queda inicialmente en:
REGISTRADO
Esto significa que todavía está pendiente de evaluación.
Desde ese estado puede:
- editarse;
- anularse;
- imprimirse;
- aprobarse;
- rechazarse.
Por tanto, haber aprobado previamente la necesidad interna no significa que la Orden de Compra esté automáticamente autorizada.
Son dos controles diferentes.
Dos aprobaciones para dos decisiones diferentes
Esta distinción es una de las funciones más importantes para un empresario.
Aprobación del requerimiento
Responde:
¿Autorizamos esta necesidad interna?
Aprobación de la Orden de Compra
Responde:
¿Autorizamos este documento de compra?
Son decisiones relacionadas, pero no son lo mismo.
Podemos visualizar el proceso así:
Necesidad interna
→ Requerimiento Registrado
→ Aprobar u Observar
→ Requerimiento Aprobado
→ Procesamiento
→ proceso de compra cuando corresponde
→ Orden de Compra Registrada
→ Aprobar o Rechazar
→ Orden de Compra Aprobada
→ Atención / ingreso de mercadería
Para un empresario que busca control, esto evita tratar una solicitud interna y una compra formal como si fueran el mismo paso.
Los permisos determinan quién puede hacer qué
Otro componente importante del control es que no todos los usuarios necesariamente pueden realizar todas las acciones.
En requerimientos existen permisos independientes para:
- visualizar;
- crear;
- editar;
- eliminar;
- aprobar;
- observar;
- imprimir;
- procesar.
En Órdenes de Compra también existen permisos para funciones como:
- visualizar;
- crear;
- editar;
- eliminar;
- imprimir;
- aprobar;
- rechazar;
- aprobación masiva.
Esto significa que:
tener acceso al sistema no equivale a tener permiso para aprobar compras.
Podemos separar las responsabilidades de acuerdo con los perfiles de usuario configurados.
Permiso y estado trabajan juntos
Tener el permiso adecuado tampoco significa que una acción pueda realizarse en cualquier momento.
iSiore GO utiliza dos controles:
1. El usuario debe tener permiso.
2. El documento debe encontrarse en el estado correcto.
Por ejemplo, una Orden de Compra que ya está aprobada no puede volver a aprobarse como si continuara pendiente.
De la misma manera, un requerimiento recién registrado no puede procesarse sin haber pasado antes a Aprobado.
Esto reduce la posibilidad de saltarse etapas del flujo.
Podemos identificar fácilmente qué compras siguen pendientes
Los listados ayudan a revisar la situación de las operaciones sin depender de recordar cada documento individualmente.
En requerimientos podemos consultar información como:
- solicitante;
- sucursal;
- almacén;
- fecha;
- estado.
Además podemos filtrar por:
- sucursal;
- almacén;
- periodo.
Para un gerente esto permite revisar, por ejemplo:
qué solicitudes siguen Registradas y esperan una decisión
o:
qué requerimientos ya fueron aprobados y pueden continuar.
También podemos filtrar las Órdenes de Compra
El listado de Órdenes de Compra permite trabajar con filtros como:
- proveedor;
- periodo;
- estado.
Y muestra información como:
- número de la Orden de Compra;
- proveedor;
- moneda;
- fecha;
- sucursal;
- almacén;
- área;
- estado;
- si tiene ingresos asociados.
Así podemos concentrarnos, por ejemplo, únicamente en:
Órdenes de Compra con estado Registrado
para revisar qué documentos todavía están esperando aprobación.
Estados que ayudan a saber dónde está cada Orden de Compra
Las Órdenes de Compra trabajan con estados como:
| Estado | Situación |
|---|---|
| Registrado | Creada y pendiente de evaluación |
| Aprobado | Compra autorizada |
| Rechazado | Compra rechazada |
| Atendido | Ya tiene ingresos de mercadería |
| Anulado | Orden anulada |
Esto permite que la gerencia no tenga que interpretar manualmente qué está pasando con cada documento.
El estado da contexto sobre el avance de la compra.
Saber si la mercadería ya ingresó también cambia el control
El listado dispone de una columna especialmente importante:
Tiene ingresos
Esta información permite identificar si ya existen movimientos de almacén asociados con la Orden de Compra.
¿Por qué importa?
Porque una orden que todavía no tiene ingresos no está en la misma situación que una compra contra la cual ya se recibió mercadería.
Cuando existen ingresos relacionados, iSiore GO restringe acciones como editar o anular la Orden de Compra desde este flujo.
Esto protege el documento cuando la operación ya avanzó físicamente.
Una Orden de Compra aprobada todavía puede cambiar, pero existe un límite
Hay una precisión importante.
Una Orden de Compra en estado:
Aprobado
todavía puede editarse o anularse mientras no tenga movimientos de ingreso asociados.
Pero una vez que la mercadería comienza a ingresar, esa libertad desaparece.
Tenemos entonces un límite operativo claro:
Aprobada sin ingresos → todavía puede modificarse bajo las condiciones documentadas.
Con ingresos → queda protegida frente a edición o anulación desde este proceso.
Para un empresario, este tipo de control es importante porque evita modificar libremente una compra que ya está produciendo movimientos reales en el almacén.
Aprobación masiva para operaciones con mayor volumen
Cuando existen varias Órdenes de Compra pendientes, iSiore GO también dispone de:
Aprobar Masivo
El usuario puede seleccionar varias órdenes y aprobarlas en una misma operación.
Antes de continuar, el sistema solicita confirmación.
Además, esta función cuenta con su propio permiso.
Esto permite que una persona autorizada pueda trabajar sobre varias órdenes pendientes sin otorgar esa capacidad necesariamente a todos los usuarios.
¿Qué debería poder controlar un empresario desde su ERP?
Cuando buscamos control de compras, conviene mirar más allá de si el software “genera Órdenes de Compra”.
Deberíamos poder responder preguntas como:
| Pregunta de gerencia | Control dentro del proceso |
|---|---|
| ¿Quién está solicitando? | Solicitante, área, sucursal y almacén |
| ¿La necesidad está autorizada? | Estado del requerimiento |
| ¿Tiene observaciones? | Observación general o por artículo |
| ¿Puede avanzar sin aprobación? | El estado limita el procesamiento |
| ¿Quién puede aprobar? | Permisos de usuario |
| ¿La Orden de Compra ya fue autorizada? | Estado de la O/C |
| ¿Fue rechazada? | Estado Rechazado |
| ¿Ya ingresó mercadería? | Indicador Tiene ingresos |
| ¿Todavía puede modificarse? | Estado + existencia de ingresos |
| ¿Qué órdenes están pendientes? | Filtros por estado, proveedor y periodo |
Este tipo de visibilidad es lo que convierte al ERP en una herramienta de control y no solamente en un sistema para emitir documentos.
Ejemplo de control de una compra
Supongamos que un área solicita materiales.
1. Se registra el requerimiento
Queda:
Registrado
Todavía no puede procesarse.
2. El responsable lo revisa
Puede:
Aprobar
o:
Observar
Si existe un problema, el documento vuelve para corrección.
3. El requerimiento es aprobado
Queda autorizado para continuar.
4. Se procesa
Durante esta etapa puede revisarse disponibilidad de inventario en otros almacenes antes de continuar con una compra.
5. Cuando corresponde comprar, se prepara la Orden de Compra
La O/C queda:
Registrada
y todavía está pendiente de autorización.
6. La Orden de Compra se revisa
Puede:
Aprobarse
o:
Rechazarse
7. Después de aprobarse puede continuar hacia atención
Cuando comienzan a registrarse ingresos de mercadería, el documento pasa a otra situación operativa y deja de poder modificarse libremente.
Este flujo da a la gerencia puntos concretos en los que puede controlar la operación.
Control de compras no significa únicamente poner más aprobaciones
Tener control tampoco consiste en hacer más lento el proceso.
La idea es que cada etapa responda una pregunta diferente:
¿Existe realmente la necesidad?
¿Está autorizada?
¿Podemos atenderla internamente?
¿La compra preparada está autorizada?
¿Ya comenzó a recibirse?
Separar estas decisiones ayuda a ordenar el proceso.
Qué no deberíamos asumir de un ERP de aprobación de compras
Al evaluar una solución también es importante verificar exactamente qué controles posee.
En estas funciones de iSiore GO no estamos afirmando, por ejemplo, que exista:
- aprobación automática según monto;
- varios niveles jerárquicos de aprobación por importe;
- bloqueo automático por presupuesto;
- aprobación automática dependiendo del proveedor;
- firma electrónica del aprobador;
- escalamiento automático si alguien demora en aprobar.
El control documentado se basa principalmente en:
estados + permisos + aprobación/observación del requerimiento + aprobación/rechazo de la Orden de Compra + restricciones según el avance de la operación.
Para muchas empresas, ese es precisamente el punto que conviene evaluar durante una demostración.
Qué probar en una demo si quieres controlar tus compras
Si eres empresario y estás evaluando un ERP, no te quedes con una pantalla de Orden de Compra.
Pide probar un flujo real:
1. Registrar una necesidad
Crear un requerimiento desde un área.
2. Intentar procesarlo sin aprobar
Comprobar que el estado impida avanzar.
3. Observar un artículo
Ver cómo vuelve para corrección.
4. Aprobar el requerimiento
Comprobar el cambio de estado.
5. Revisar quién tiene permiso para aprobar
Validar que un usuario sin permiso no disponga de esa acción.
6. Crear una Orden de Compra
Comprobar que nazca pendiente de evaluación.
7. Aprobar o rechazar la O/C
Revisar cómo cambia el estado.
8. Revisar una orden con ingresos
Comprobar qué acciones deja de permitir.
Esta prueba muestra mucho mejor el nivel de control que simplemente preguntar:
“¿Su ERP tiene módulo de compras?”
ERP para control de compras con iSiore GO
Con iSiore GO podemos separar la solicitud interna de la autorización de compra y controlar el avance mediante estados y permisos.
Primero controlamos:
la necesidad
mediante el requerimiento.
Después controlamos:
la compra
mediante la Orden de Compra.
Y cuando la operación ya tiene ingresos asociados, el sistema restringe modificaciones que ya no corresponden al mismo momento del proceso.
Para un empresario, esto permite pasar de:
“¿qué está comprando mi empresa?”
a preguntas mucho más útiles:
¿quién lo pidió?
¿ya fue revisado?
¿está aprobado?
¿quién tiene permiso para aprobar?
¿la Orden de Compra sigue pendiente?
¿ya comenzó a recibirse la mercadería?
Ese es el tipo de control que buscamos integrar en nuestro ERP de compras iSiore GO.
Preguntas frecuentes sobre control de compras con un ERP
¿iSiore GO permite aprobar requerimientos antes de procesarlos?
Sí. Un requerimiento registrado debe pasar por aprobación antes de poder procesarse.
¿Un requerimiento puede devolverse para corrección?
Sí. Puede quedar Observado y regresar al solicitante para ser corregido.
¿Se pueden dejar observaciones sobre productos específicos?
Sí. La documentación permite observaciones por artículo dentro de un requerimiento observado.
¿Aprobar un requerimiento aprueba también la Orden de Compra?
No. Son controles independientes. La Orden de Compra tiene su propio estado y proceso de aprobación o rechazo.
¿Todos los usuarios pueden aprobar compras?
No necesariamente. Las acciones dependen de permisos asignados al usuario.
¿Tener permiso significa poder aprobar cualquier documento?
No. Además del permiso, el documento debe encontrarse en un estado que permita esa acción.
¿Se pueden aprobar varias Órdenes de Compra a la vez?
Sí. iSiore GO dispone de Aprobación Masiva, sujeta al permiso correspondiente.
¿Podemos ver qué órdenes siguen pendientes?
Sí. El listado permite filtrar las Órdenes de Compra por estado, además de proveedor y periodo.
¿Una Orden de Compra aprobada puede modificarse?
Puede editarse bajo determinadas condiciones mientras no tenga movimientos de ingreso asociados.
¿Qué ocurre cuando una Orden de Compra ya tiene ingresos?
El sistema restringe acciones como edición o anulación desde este flujo, porque la compra ya tiene movimientos de almacén asociados.
¿iSiore GO aprueba automáticamente según el monto?
Las funciones documentadas aquí no muestran una matriz automática de aprobación por importes. El control se basa en estados, permisos y acciones de aprobación o rechazo.
