Una empresa no debería comenzar su proceso de compras directamente creando una Orden de Compra.
Antes necesitamos responder:
¿Quién necesita el producto o servicio?
¿Para qué sucursal o almacén?
¿La solicitud está aprobada?
¿Ya tenemos ese producto disponible en otro almacén?
¿Realmente necesitamos comprarlo a un proveedor?
En iSiore GO podemos trabajar este proceso desde el requerimiento interno hasta la Orden de Compra.
El flujo puede conectar:
Necesidad interna → Requerimiento → Aprobación → Revisión de stock interno → Transferencia si existe disponibilidad → Compra cuando corresponde → Orden de Compra → Aprobación → Recepción
De esta manera, Compras no tiene que trabajar únicamente con pedidos informales o solicitudes aisladas.
Podemos mantener una cadena documental desde la necesidad que origina la compra hasta la orden enviada al proveedor.
¿Qué es un requerimiento dentro de un ERP?
Un requerimiento es una solicitud interna de bienes o servicios realizada por un área de la empresa para que posteriormente pueda ser evaluada y atendida.
En iSiore GO, el requerimiento es uno de los puntos de partida del proceso de compras.
Podemos utilizarlo para solicitar:
- mercadería;
- servicios;
- otros bienes.
Cada requerimiento identifica quién está solicitando, desde qué área, para qué sucursal o almacén y qué necesita.
Así, antes de hablar de proveedores o precios, podemos formalizar primero la necesidad interna.
Qué información puede registrar un requerimiento
Dentro de iSiore GO podemos registrar datos como:
- fecha de emisión;
- sucursal;
- almacén;
- área solicitante;
- vendedores relacionados;
- observación;
- productos o servicios;
- presentación;
- unidad de medida;
- cantidad.
Cuando se trata de mercadería, trabajamos con productos existentes dentro del inventario.
Podemos seleccionar:
Producto → Presentación → Unidad de medida → Cantidad
Para servicios y otros bienes, el flujo permite registrar la descripción correspondiente según el tipo de requerimiento.
El área solicitante queda relacionada con el usuario
Una parte importante del control es saber de dónde nace la necesidad.
En iSiore GO, el Área Solicitante se obtiene de la unidad organizativa asociada al usuario mediante su vínculo laboral.
Por tanto, el requerimiento no queda únicamente como una lista de productos.
También podemos relacionarlo con el área que está originando la solicitud.
Esto ayuda a responder después:
¿Quién pidió esta compra y desde qué área?
Los requerimientos pasan por un flujo de aprobación
Registrar una solicitud no significa que automáticamente deba comprarse.
El requerimiento puede pasar por estados como:
Registrado → Aprobado / Observado → Procesado → Atendido
Cuando un responsable evalúa el requerimiento puede:
- aprobarlo;
- observarlo.
Si lo observa, la solicitud puede volver para su corrección.
Además, iSiore GO permite registrar una observación general o incluso observaciones específicas por artículo.
Podemos observar artículos concretos del requerimiento
No todas las correcciones necesariamente afectan a toda la solicitud.
Un responsable puede identificar un artículo específico y dejar una observación sobre ese ítem.
Por ejemplo, si el problema está relacionado únicamente con una cantidad, producto o descripción determinada, podemos dejar esa observación vinculada al artículo correspondiente.
Esto permite que la revisión sea más precisa que una simple aprobación o rechazo global sin explicación.
Una función clave: revisar stock interno antes de comprar
Aquí aparece una de las funciones más interesantes del flujo.
Cuando procesamos un requerimiento aprobado, iSiore GO puede revisar si los productos solicitados ya existen en otros almacenes de la empresa.
Esto cambia una pregunta importante:
En lugar de preguntar inmediatamente:
¿A qué proveedor le compramos?
podemos preguntar primero:
¿Ya tenemos este producto dentro de la empresa?
Si existe disponibilidad en otro almacén, podemos evaluar utilizar ese inventario antes de generar una nueva compra.
Podemos ver qué almacenes tienen stock disponible
Durante el procesamiento del requerimiento podemos revisar almacenes que disponen del producto solicitado.
Para cada alternativa podemos visualizar:
stock disponible
y definir:
Cantidad a Cubrir
De esta forma podemos indicar qué parte de la necesidad será cubierta mediante existencias internas.
Un mismo requerimiento puede cubrirse desde varios almacenes
No estamos limitados necesariamente a un solo almacén origen.
Si necesitamos una cantidad determinada, podemos utilizar disponibilidad procedente de distintos almacenes.
Por ejemplo:
Cantidad requerida: 100 unidades
Podríamos cubrir conceptualmente:
- Almacén A → 40;
- Almacén B → 35;
- Almacén C → 25.
Total:
100 unidades
El sistema controla además que no asignemos una cantidad superior a la requerida.
Si existe stock, iSiore GO puede generar transferencias
Cuando asignamos existencias provenientes de otros almacenes y procesamos el requerimiento, iSiore GO puede generar las transferencias correspondientes.
Esto permite conectar:
Necesidad interna → existencia disponible → transferencia
en lugar de asumir que toda necesidad debe resolverse mediante una nueva compra.
Para empresas que trabajan con varias sedes, este punto puede resultar especialmente importante.
Comprar un artículo mientras existe disponibilidad en otro almacén puede incrementar innecesariamente las existencias.
Con iSiore GO podemos revisar primero qué tenemos distribuido dentro de nuestra propia operación.
Para profundizar en ese proceso podemos revisar nuestro contenido sobre transferencias entre almacenes con iSiore GO.
Requerimiento no significa automáticamente Orden de Compra
Es importante diferenciar ambos documentos.
Requerimiento
Representa:
qué necesita internamente la empresa.
Orden de Compra
Representa:
qué vamos a adquirir de un proveedor y bajo qué condiciones.
No todos los requerimientos necesariamente tienen que convertirse inmediatamente en una Orden de Compra.
Parte de la necesidad puede resolverse mediante inventario existente o transferencias internas.
Y una Orden de Compra también puede registrarse sin que necesariamente exista un requerimiento previo.
Cuando necesitamos comprar, entramos al proceso de Orden de Compra
Si la necesidad debe resolverse mediante una adquisición externa, podemos trabajar con:
Registro de Orden de Compra
La Orden de Compra permite definir formalmente la operación con el proveedor.
Podemos registrar información como:
- solicitante;
- proveedor;
- sucursal;
- almacén;
- productos o servicios;
- cantidades;
- precios;
- moneda;
- impuestos;
- descuentos;
- condiciones de compra;
- fecha de entrega;
- dirección de entrega;
- anticipos;
- gastos vinculados;
- observaciones.
Así pasamos de:
“necesitamos este producto”
a:
“vamos a comprar esta cantidad a este proveedor bajo estas condiciones”.
La Orden de Compra puede aprovechar información ya registrada
Cuando existe información previa, la Orden de Compra puede tomar datos relacionados con un requerimiento o una cotización.
Dependiendo del flujo, pueden completarse datos como:
- sucursal;
- almacén solicitante;
- área;
- persona solicitante;
- proveedor;
- moneda;
- productos;
- cantidades;
- valores.
Esto reduce la necesidad de volver a registrar información que ya forma parte del proceso.
Sin embargo, la Orden de Compra también puede generarse manualmente cuando corresponde.
Podemos relacionar la compra con el almacén que recibirá
La Orden de Compra identifica un:
Almacén solicitante
que posteriormente recibirá los productos adquiridos.
Además, la dirección de entrega puede cargarse desde la información asociada al almacén.
Esto conecta el proceso de compras con la operación logística posterior:
Compra → entrega → recepción → almacén
en lugar de dejar la Orden de Compra como un documento independiente de inventarios.
Controlamos producto, presentación, cantidad y precio
Para mercadería podemos trabajar con:
- producto;
- presentación;
- código;
- cantidad;
- valor de compra por unidad;
- unidad de medida;
- impuesto;
- descuentos.
El sistema calcula también importes relacionados con la compra.
Esto permite mantener una estructura como:
Producto → Presentación → Cantidad → Precio → Impuesto → Total
dentro de la propia Orden de Compra.
Podemos trabajar con descuentos por producto
iSiore GO contempla hasta cuatro porcentajes de descuento por ítem:
- % Dscto 1;
- % Dscto 2;
- % Dscto 3;
- % Dscto 4.
Estos descuentos quedan asociados al producto dentro de la Orden de Compra.
También se manejan los impuestos correspondientes y los totales generales de la operación.
La Orden de Compra puede manejar moneda y tipo de cambio
El documento permite trabajar con:
- moneda de compra;
- tipo de cambio.
Cuando la moneda lo requiere, debe existir un tipo de cambio de compra válido para la fecha correspondiente.
Esto permite incorporar la condición monetaria dentro del propio documento de compra.
Fecha de entrega y dirección forman parte de la orden
Una Orden de Compra no debería indicar únicamente qué comprar y a qué precio.
También necesitamos saber:
cuándo esperamos recibirlo
y:
dónde debe entregarse.
En iSiore GO podemos registrar:
Fecha de entrega
y:
Dirección de entrega
La fecha de entrega debe ser igual o posterior a la fecha de emisión.
La dirección puede partir del almacén solicitante y modificarse cuando sea necesario.
Podemos registrar condiciones de compra
La Orden de Compra puede incorporar una o varias:
Condiciones de compra
relacionadas con lo acordado con el proveedor.
Cuando existen varias condiciones, una debe quedar marcada como inicial o predeterminada.
Esto permite que el documento mantenga no solo el producto y el precio, sino también las condiciones bajo las cuales se está realizando la adquisición.
Podemos registrar anticipos
Cuando una compra requiere adelantos al proveedor, podemos utilizar la opción:
Anticipos
e indicar la cantidad de anticipos previstos.
Esto permite mantener esa condición relacionada con la Orden de Compra en lugar de gestionarla completamente fuera del proceso.
También podemos indicar gastos vinculados
Una compra puede involucrar gastos adicionales.
iSiore GO contempla la opción:
Gastos Vinculados
para indicar que la operación tendrá conceptos asociados como:
- flete;
- seguro;
- aduanas.
Esto es especialmente relevante cuando el costo de adquirir un producto no termina simplemente en el precio unitario indicado por el proveedor.
Una Orden de Compra también pasa por aprobación
Crear la Orden de Compra no significa que automáticamente quede autorizada.
Inicialmente queda:
Registrado
y posteriormente puede pasar por evaluación.
Durante la evaluación el responsable puede revisar:
- sucursal;
- almacén;
- solicitante;
- proveedor;
- productos;
- cantidades;
- precios;
- descuentos;
- impuestos;
- fechas;
- condiciones de compra.
Después puede:
Aprobar
o:
Rechazar
la orden.
Los precios no se modifican durante la evaluación
La pantalla de evaluación está orientada a revisar y decidir.
No se utiliza para cambiar:
- productos;
- cantidades;
- precios;
- descuentos;
- fechas;
- condiciones.
Si encontramos un error, debemos rechazar la orden para que sea corregida desde el proceso correspondiente.
Esto separa:
preparar la compra
de:
autorizar la compra
Podemos aprobar varias órdenes
El listado de Órdenes de Compra contempla también:
Aprobar Masivo
Esto permite seleccionar varias órdenes y aprobarlas en una misma operación cuando el usuario tiene los permisos correspondientes.
Para empresas con mayor volumen de compras, este tipo de acción puede ayudar a gestionar el trabajo de evaluación desde un listado central.
Podemos enviar la Orden de Compra al proveedor
Después de la aprobación, iSiore GO puede ofrecer la posibilidad de enviar la Orden de Compra por correo al proveedor.
También existe una función de:
Enviar Email
desde el listado.
El sistema genera la Orden de Compra en PDF y la envía al correo principal registrado del proveedor.
Además, el flujo documentado contempla avisos opcionales mediante WhatsApp en determinados momentos.
La Orden de Compra conserva trazabilidad hacia su origen
Una de las funciones más útiles para controlar compras es:
Ver Trazabilidad O/C
Desde allí podemos consultar los documentos que originaron la orden cuando existen.
Por ejemplo:
Requerimiento → Cotización → Orden de Compra
Así podemos investigar posteriormente:
¿Por qué se hizo esta compra?
¿Qué requerimiento la originó?
¿Existió una cotización relacionada?
No todas las Órdenes de Compra tienen obligatoriamente esta cadena, porque también pueden registrarse manualmente.
Pero cuando los documentos existen, iSiore GO puede conservar esa relación.
La recepción también forma parte del control
Una Orden de Compra aprobada queda disponible para procesos posteriores de logística, entre ellos:
- recepción;
- ingreso a almacén.
El listado incluso dispone del indicador:
Tiene ingresos
para identificar si ya existen movimientos de almacén asociados con esa Orden de Compra.
Cuando una orden ya tiene ingresos relacionados, deja de ser libremente editable o anulable desde ese flujo.
Esto evita tratar de la misma manera:
una orden todavía pendiente
y:
una orden cuya mercadería ya comenzó a ingresar físicamente.
Qué debería buscar una empresa en un ERP para compras
Más que preguntar únicamente:
“¿Puede generar órdenes de compra?”
conviene revisar si el ERP puede controlar el proceso completo.
| Necesidad | Qué deberíamos poder controlar |
|---|---|
| Necesidad interna | Requerimiento |
| Responsable | Área y persona solicitante |
| Autorización | Aprobar u observar |
| Revisión previa | Stock disponible en otros almacenes |
| Uso de inventario propio | Transferencias |
| Compra externa | Orden de Compra |
| Proveedor | Datos y contacto |
| Condiciones | Precio, moneda, descuentos, entrega |
| Autorización de compra | Aprobar o rechazar OC |
| Trazabilidad | Requerimiento / cotización / OC |
| Recepción | Ingreso asociado a la OC |
Esta secuencia permite evaluar el ERP desde el proceso de abastecimiento y no solamente desde la generación de documentos.
Ejemplo de un flujo de requerimiento y compra
Supongamos que Producción necesita 100 unidades de un material.
1. El área registra el requerimiento
Indica:
- producto;
- presentación;
- cantidad;
- almacén;
- observación.
2. El responsable revisa la solicitud
Puede:
aprobarla
u:
observarla
si necesita correcciones.
3. Logística procesa el requerimiento
Antes de comprar revisa si existen unidades disponibles en otros almacenes.
4. Parte del requerimiento puede cubrirse internamente
Supongamos que otro almacén dispone de 30 unidades.
Podemos asignarlas para cubrir parte de la necesidad mediante una transferencia.
5. La necesidad restante continúa hacia compras
Quedan:
70 unidades
por adquirir.
6. Compras prepara la adquisición
Puede trabajar con la información previa y posteriormente registrar la Orden de Compra correspondiente.
7. Se define el proveedor y las condiciones
Incluimos cantidad, precio, impuestos, descuentos, moneda, entrega y demás condiciones necesarias.
8. La OC pasa por evaluación
El responsable la aprueba o rechaza.
9. La compra aprobada continúa hacia recepción
Cuando ingresa la mercadería, queda relacionada con el proceso logístico posterior.
El ejemplo es conceptual, pero representa la lógica operativa que permiten conectar las funciones documentadas de iSiore GO.
Dos funciones que destacaría en un ERP de compras
Si una empresa está evaluando un ERP para requerimientos y órdenes de compra, destacaría especialmente estas dos capacidades.
1. Revisar existencias internas antes de comprar
El requerimiento aprobado puede analizarse contra otros almacenes.
Esto permite decidir si una necesidad puede resolverse con inventario propio antes de iniciar una adquisición externa.
Es una función especialmente valiosa en empresas que manejan varias sedes o almacenes.
2. Mantener trazabilidad desde la necesidad hasta la compra
Cuando los documentos están relacionados, podemos conservar una cadena como:
Requerimiento → Cotización → Orden de Compra → Recepción
Esto permite investigar posteriormente cómo se originó la compra y qué documentación la sustentó.
ERP para requerimientos y compras con iSiore GO
Con iSiore GO podemos conectar una necesidad interna con el proceso de abastecimiento.
El flujo no comienza necesariamente con una Orden de Compra.
Podemos comenzar preguntando:
¿Qué necesita el área?
Después:
¿Está aprobado?
Luego:
¿ya tenemos ese producto en otro almacén?
Y finalmente:
¿qué necesitamos comprar realmente?
Cuando corresponde realizar la adquisición, podemos formalizarla mediante una Orden de Compra con proveedor, cantidades, precios, impuestos, descuentos, moneda, fechas, condiciones, aprobación y trazabilidad documental.
Así podemos conectar el ERP de compras de iSiore GO con inventarios, almacenes y recepción dentro de un mismo proceso.
Preguntas frecuentes sobre ERP para requerimientos y órdenes de compra
¿Qué es un requerimiento en iSiore GO?
Es una solicitud interna de bienes o servicios registrada por un área para que posteriormente sea evaluada y procesada.
¿Un requerimiento puede ser observado?
Sí. El responsable puede aprobarlo u observarlo. También pueden registrarse observaciones específicas por artículo.
¿iSiore GO revisa stock antes de comprar?
Durante el procesamiento de un requerimiento aprobado se pueden revisar existencias disponibles en otros almacenes.
¿Podemos usar stock de varios almacenes para cubrir un requerimiento?
Sí. Podemos definir cantidades a cubrir desde diferentes almacenes sin superar la cantidad requerida.
¿Puede generar transferencias desde el requerimiento?
Sí. Cuando se asignan cantidades disponibles en otros almacenes durante el procesamiento, iSiore GO puede generar las transferencias correspondientes.
¿Un requerimiento genera automáticamente una Orden de Compra?
No. El requerimiento y la Orden de Compra son etapas diferentes. La necesidad también puede resolverse mediante inventario interno o transferencias.
¿La Orden de Compra puede relacionarse con un requerimiento?
Sí. Cuando existe documentación previa, la OC puede tomar información de un requerimiento o cotización y mantener trazabilidad hacia esos documentos.
¿Todas las órdenes deben tener requerimiento?
No. iSiore GO permite también registrar una Orden de Compra manualmente.
¿La Orden de Compra necesita aprobación?
Una nueva OC queda registrada y posteriormente puede ser aprobada o rechazada según el flujo y los permisos correspondientes.
¿Podemos controlar precios, descuentos e impuestos?
Sí. Los productos pueden incluir valor de compra por unidad, impuestos y hasta cuatro porcentajes de descuento.
¿Podemos registrar anticipos y gastos vinculados?
Sí. La Orden de Compra contempla anticipos y gastos vinculados como flete, seguro o aduanas.
¿Se puede enviar la Orden de Compra al proveedor?
Sí. El flujo permite enviar la Orden de Compra por correo al proveedor y contempla también avisos opcionales mediante WhatsApp.
¿La OC puede modificarse después de recibir mercadería?
Cuando ya existen movimientos de ingreso relacionados, la Orden de Compra deja de poder editarse o anularse libremente desde este flujo.
