Cuando llegan dos, tres o más cotizaciones para una misma compra, tenerlas guardadas en correos, PDFs y archivos de Excel no necesariamente significa tener control.
Como empresario o responsable de compras necesitamos poder responder:
¿Todos los proveedores están cotizando sobre la misma necesidad?
¿Cuál tiene el menor costo total?
¿Alguno exige comprar más cantidad de la que realmente necesitamos?
¿Dónde está la cotización original que envió cada proveedor?
¿Quién recomendó una propuesta y con qué justificación?
¿La propuesta recomendada ya fue aprobada o todavía está pendiente?
En iSiore GO podemos gestionar este proceso mediante un cuadro comparativo de cotizaciones de proveedores relacionado con un requerimiento previamente aprobado.
El flujo permite pasar de:
Requerimiento aprobado → varias cotizaciones → comparación → recomendación → justificación → aprobación, observación o rechazo
Así, elegir proveedor deja de depender únicamente de revisar varios PDFs por separado.
Comparar cotizaciones empieza por una misma necesidad de compra
Para comparar proveedores correctamente, primero necesitamos que todos estén respondiendo a la misma necesidad.
En iSiore GO, el proceso parte de un:
Requerimiento aprobado
Los productos, cantidades y unidades de medida provienen de ese requerimiento y se utilizan como base para registrar las diferentes propuestas.
Esto significa que podemos trabajar con una estructura como:
Mismos productos + mismas cantidades solicitadas → diferentes proveedores y precios
Los productos y cantidades del requerimiento no se modifican desde la cotización.
Este punto es importante porque una comparación pierde valor si cada proveedor está siendo evaluado sobre cantidades o productos diferentes.
Un cuadro comparativo dentro del ERP
En iSiore GO, el panel de Cotizaciones funciona expresamente como:
cuadro comparativo
Allí podemos ver las propuestas relacionadas con un requerimiento.
Entre los datos documentados encontramos:
- proveedor;
- numeración de la cotización;
- precio total;
- archivo PDF adjunto;
- cumplimiento de cantidades mínimas;
- propuesta recomendada;
- acceso al detalle.
Esto permite revisar diferentes propuestas desde un mismo proceso en lugar de mantener cada cotización completamente aislada.
Primera comparación: cuánto cobra cada proveedor
Para cada artículo podemos registrar el:
precio unitario cotizado
A partir de ese dato, iSiore GO calcula:
Cantidad solicitada × Precio unitario = Total del ítem
Después, el cuadro comparativo presenta el:
Precio Total
de la cotización de cada proveedor.
De esta manera podemos comparar económicamente las diferentes propuestas desde el ERP.
Por ejemplo, conceptualmente podríamos tener:
| Proveedor | Precio total |
|---|---|
| Proveedor A | S/ 18,500 |
| Proveedor B | S/ 17,900 |
| Proveedor C | S/ 19,100 |
El ejemplo es ilustrativo.
Lo importante es que iSiore GO mantiene el precio total de cada cotización para facilitar su comparación.
El proveedor más barato no siempre es tan simple como parece
Un precio menor puede parecer automáticamente la mejor alternativa.
Pero existe otro dato que puede cambiar la decisión:
Cantidad mínima del proveedor
iSiore GO permite registrar por producto la cantidad mínima que el proveedor exige despachar.
Esto permite detectar situaciones como:
Necesitamos 50 unidades
pero:
el proveedor exige un mínimo de 100.
Aunque su precio unitario sea atractivo, esa condición debería conocerse antes de recomendar la propuesta.
iSiore GO identifica si una cotización cumple las cantidades mínimas
El sistema dispone del indicador:
¿Cumple Cantidad?
Este campo permite identificar si todos los artículos de la propuesta cumplen con las cantidades mínimas exigidas por el proveedor.
Si al menos un artículo presenta:
Cantidad mínima del proveedor > Cantidad requerida
la cotización queda identificada como una propuesta que no cumple la cantidad mínima.
Esto no significa necesariamente que la propuesta quede bloqueada.
Puede seguir siendo evaluada.
Pero la condición queda visible para que la persona que debe decidir la conozca.
Precio bajo y cantidad mínima deben revisarse juntos
Para un empresario este control resulta especialmente útil.
Imaginemos dos propuestas:
Proveedor A
- menor precio total;
- exige cantidades superiores a las que necesitamos.
Proveedor B
- precio ligeramente mayor;
- se adapta a las cantidades requeridas.
El ERP no debería tomar automáticamente esa decisión por nosotros.
Pero sí debería mostrar la información necesaria para decidir con conocimiento.
En iSiore GO podemos revisar precisamente:
precio total + cumplimiento de cantidades mínimas
antes de recomendar una propuesta.
Podemos mantener el PDF original de cada proveedor
Comparar valores registrados dentro del ERP es útil, pero también necesitamos conservar el documento que realmente envió el proveedor.
Cada cotización puede incorporar:
Archivo Adjunto
El formato documentado es:
con un tamaño máximo de 5 MB.
Después, ese archivo queda disponible desde el propio cuadro comparativo.
Así podemos revisar:
dato registrado en el ERP
y contrastarlo con:
cotización original enviada por el proveedor.
Esta relación ayuda a mantener el sustento documental de la comparación.
Podemos abrir cada cotización en detalle
Además del resumen comparativo, cada propuesta dispone de una opción:
Visualizar
Esta abre la cotización en modo de solo lectura.
De esta manera podemos profundizar en una propuesta sin modificar accidentalmente sus datos.
Esto permite trabajar en dos niveles:
Resumen → comparación entre proveedores
y:
Detalle → revisión de una cotización específica
La moneda también forma parte de la propuesta
Cada cotización puede registrar su:
Moneda de Compra
La moneda predeterminada documentada es soles, pero puede seleccionarse la correspondiente a la propuesta del proveedor.
También podemos indicar si la cotización está:
con IGV incluido
y registrar el porcentaje correspondiente cuando aplica.
Asimismo, cada ítem mantiene la información tributaria documentada para su cálculo.
Esto ayuda a evitar comparar importes sin considerar cómo fue registrada la propuesta.
Una cotización por proveedor para cada requerimiento
Dentro de un mismo requerimiento podemos registrar propuestas de diferentes proveedores.
Sin embargo, iSiore GO no permite tener dos cotizaciones diferentes del mismo proveedor para ese mismo requerimiento.
Si necesitamos modificar su propuesta, debemos editar la cotización existente.
Esto mantiene una relación más clara:
Requerimiento → Proveedor → Cotización
en lugar de multiplicar registros del mismo proveedor dentro de una misma comparación.
Comparar no significa que el ERP elija automáticamente
Este punto es importante.
iSiore GO permite comparar las propuestas, pero la selección de la cotización recomendada la realiza el usuario.
En el cuadro existe la columna:
Recomendación
y solo una cotización puede quedar marcada como recomendada para un requerimiento.
Por tanto:
el ERP muestra información para decidir
pero:
la decisión sigue siendo humana.
No estamos hablando de un algoritmo que automáticamente declare un proveedor ganador.
La recomendación puede orientarse al costo
Cuando marcamos una cotización como recomendada, iSiore GO genera un texto inicial de observación indicando que se recomienda por ser:
“la mejor opción en costo”.
Este texto sirve como punto de partida.
Pero no queda cerrado automáticamente.
Podemos:
- completarlo;
- modificarlo;
- reemplazarlo.
Esto permite incorporar el sustento real de nuestra decisión.
Si existe un problema con la cantidad mínima, también se advierte
Cuando la cotización recomendada presenta incumplimiento respecto a las cantidades mínimas del proveedor, iSiore GO incorpora esa advertencia dentro del texto generado.
Esto permite que la recomendación exprese una situación como:
mejor opción en costo, pero requiere revisar una condición de cantidad mínima.
Para gerencia o para el aprobador, esta advertencia puede ser especialmente útil.
No estamos ocultando una condición importante simplemente porque una propuesta tenga el menor precio.
La recomendación necesita una justificación
Para continuar con el proceso necesitamos:
una cotización recomendada
y:
una observación
La observación es obligatoria.
Esto evita que la selección quede solamente como:
“Proveedor B seleccionado”.
Podemos mantener también el motivo que sustenta esa recomendación.
Recomendar no significa aprobar
Una de las funciones más útiles para controlar compras es separar:
quien compara y recomienda
de:
la etapa de aprobación.
Marcar una cotización como recomendada no significa que la compra ya haya sido autorizada.
Después, el cuadro puede pasar por acciones como:
- Aprobar;
- Observar;
- Rechazar.
Por tanto, podemos tener una secuencia como:
Compras compara → Compras recomienda → se registra el sustento → responsable evalúa → aprueba, observa o rechaza
Esta separación permite que la preparación de la compra y su autorización no sean exactamente la misma decisión.
Qué estados puede tener la comparación de cotizaciones
El proceso documentado contempla situaciones como:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Registrando Cotización | Se están cargando propuestas |
| Pendiente de Aprobar Cotización | El cuadro está listo para evaluación |
| Cotización Observada | Debe corregirse |
| Cotización Aprobada | La comparación fue aprobada |
| Cotización Rechazada | La comparación fue rechazada |
Esto permite saber si todavía estamos:
reuniendo información
o si la comparación ya pasó a una etapa de decisión.
Observar permite devolver la comparación para corregirla
El responsable puede utilizar:
Observar
cuando considera que el cuadro necesita correcciones.
Así, la comparación no tiene que quedar simplemente aprobada o descartada.
Puede regresar para revisión antes de tomar una decisión final.
Rechazar también deja sustento
La acción:
Rechazar
cambia el estado a:
COTIZACIÓN RECHAZADA
y la observación sirve como sustento del rechazo.
Por tanto, el flujo mantiene tanto la propuesta recomendada como la decisión posterior.
Qué puede comparar directamente iSiore GO
La funcionalidad documentada permite trabajar directamente con:
| Criterio | Disponible |
|---|---|
| Proveedor | Sí |
| Precio unitario por artículo | Sí |
| Precio total del proveedor | Sí |
| Cantidad solicitada | Sí |
| Cantidad mínima del proveedor | Sí |
| Cumplimiento de cantidad mínima | Sí |
| Impuesto | Sí |
| IGV incluido | Sí |
| Moneda | Sí |
| PDF original | Sí |
| Cotización recomendada | Sí |
| Justificación | Sí |
Esto ofrece una base bastante concreta para comparar propuestas comerciales antes de continuar con la compra.
Qué no deberíamos asumir al comparar proveedores
También debemos ser precisos sobre el alcance.
En el cuadro comparativo documentado no aparecen campos específicos para comparar automáticamente:
- plazo de entrega;
- días de crédito;
- calidad;
- cumplimiento histórico;
- garantía;
- SLA;
- scoring del proveedor;
- puntuación ponderada;
- ranking automático;
- histórico de precios dentro del cuadro.
Por tanto, no deberíamos afirmar que iSiore GO ejecuta automáticamente una evaluación multicriterio completa de proveedores desde esta pantalla.
Lo que tenemos documentado es un control muy concreto:
mismos productos y cantidades → diferentes proveedores → precios → cantidades mínimas → impuestos → moneda → PDFs → recomendación → justificación → aprobación
El historial del proveedor añade contexto
La ficha del proveedor dispone además de:
Historial del Proveedor
donde pueden aparecer actividades relacionadas con:
- cotizaciones;
- Órdenes de Compra;
- WhatsApp;
- sustentos.
Cuando existe una actividad correspondiente a una cotización, podemos acceder a su reporte PDF.
Y cuando existe una Orden de Compra, podemos abrir el documento relacionado.
Esto añade otra perspectiva:
Proveedor → Cotizaciones → Órdenes de Compra
para revisar parte de su actividad registrada en el sistema.
Ejemplo de comparación de tres proveedores
Supongamos que un requerimiento aprobado necesita determinados materiales.
1. Registramos la cotización del Proveedor A
Ingresamos:
- precios;
- cantidades mínimas;
- impuestos;
- moneda;
- PDF.
2. Registramos el Proveedor B
Los productos y cantidades solicitadas siguen siendo los mismos porque provienen del requerimiento.
3. Registramos el Proveedor C
Completamos nuevamente sus condiciones documentadas.
4. Revisamos el cuadro comparativo
Podemos comparar:
- proveedor;
- precio total;
- cumplimiento de cantidades mínimas;
- documento PDF.
5. Revisamos el detalle
Si una propuesta necesita mayor análisis podemos abrirla en modo lectura.
6. Seleccionamos una recomendada
El usuario marca una propuesta.
7. Revisamos el sustento
iSiore GO genera un texto inicial orientado al costo y podemos completarlo o sustituirlo.
8. Enviamos el cuadro a evaluación
Otro paso permite:
Aprobar → Observar → Rechazar
Así la decisión queda integrada en un flujo y no únicamente en una hoja de cálculo enviada por correo.
¿Por qué usar un ERP para comparar cotizaciones?
El objetivo no es simplemente reemplazar Excel.
El valor está en conectar la comparación con el proceso que la originó.
Podemos mantener una cadena como:
Necesidad interna
→ Requerimiento aprobado
→ Cotizaciones de distintos proveedores
→ Cuadro comparativo
→ Recomendación
→ Aprobación
→ proceso de compra
Esto ayuda a responder posteriormente:
¿Qué necesitábamos comprar?
¿Qué proveedores cotizaron?
¿Qué precios ofrecieron?
¿Qué propuesta se recomendó?
¿Por qué se recomendó?
¿Fue aprobada, observada o rechazada?
Para un empresario, el objetivo es justificar mejor la compra
Si queremos controlar compras, no basta con saber que se pidió una cotización.
Necesitamos poder revisar el proceso de decisión.
Con iSiore GO podemos pasar de:
“Compramos a este proveedor porque nos pareció conveniente”
a disponer de información como:
requerimiento → propuestas → precios → cantidades mínimas → documentación → recomendación → justificación → aprobación
Esto complementa el control de compras y aprobaciones y el flujo de requerimientos y Órdenes de Compra dentro de iSiore GO.
Dos funciones que destacaría al evaluar un ERP de compras
Si una empresa quiere mejorar cómo selecciona proveedores, destacaría especialmente dos funciones.
1. Comparar sobre una misma necesidad
Los productos, cantidades y unidades provienen del requerimiento aprobado.
Esto permite enfrentar varias propuestas sobre una base común.
2. Separar recomendación de aprobación
Una persona puede preparar la comparación y recomendar una propuesta con su justificación.
Después existe una etapa distinta para:
aprobar, observar o rechazar.
Este control es más importante que simplemente disponer de una tabla con varios precios.
Qué probar en una demo de ERP
Si estás evaluando un ERP para compras, pide realizar un ejemplo real.
1. Crear o abrir un requerimiento aprobado
Debe contener productos y cantidades concretas.
2. Registrar tres proveedores
Ingresar una cotización diferente para cada uno.
3. Utilizar precios diferentes
Comprobar cómo se calculan los totales.
4. Configurar una cantidad mínima superior a la requerida
Ver cómo se refleja el indicador de cumplimiento.
5. Adjuntar el PDF original
Confirmar que quede accesible desde la comparación.
6. Recomendar una propuesta
Revisar el texto generado.
7. Modificar la justificación
Comprobar que la decisión no dependa únicamente del texto automático.
8. Enviar a aprobación
Verificar que recomendar no sea lo mismo que aprobar.
9. Observar o rechazar el cuadro
Comprobar cómo cambia su estado.
Este flujo permite evaluar mucho mejor el control real de compras que preguntar solamente:
“¿Su ERP permite registrar proveedores?”
ERP para comparar proveedores con iSiore GO
Con iSiore GO podemos conectar una necesidad de compra aprobada con varias propuestas de proveedores.
El cuadro comparativo nos permite revisar:
proveedor + precio + cantidad mínima + impuestos + moneda + PDF original
y después seleccionar una propuesta recomendada con su respectivo sustento.
La recomendación no constituye automáticamente una aprobación.
El proceso puede continuar hacia:
Aprobar → Observar → Rechazar
De esta manera podemos mantener mejor documentada la decisión de compra y saber no solo a quién compramos, sino también qué alternativas fueron evaluadas y qué propuesta fue recomendada antes de aprobarla.
Preguntas frecuentes sobre comparación de cotizaciones
¿iSiore GO tiene un cuadro comparativo de cotizaciones?
Sí. El Mantenedor de Cotizaciones incluye un panel documentado expresamente como cuadro comparativo.
¿Podemos comparar varios proveedores?
Sí. Para un mismo requerimiento pueden registrarse cotizaciones de distintos proveedores.
¿Los proveedores cotizan los mismos productos?
Los productos, cantidades y unidades de medida provienen del requerimiento aprobado y no se modifican desde la cotización.
¿Podemos comparar precios totales?
Sí. El cuadro muestra el precio total cotizado por cada proveedor.
¿Podemos registrar cantidades mínimas del proveedor?
Sí. Existe el campo Cant.Min.Proveedor por producto.
¿El sistema indica si se cumplen esas cantidades mínimas?
Sí. Existe el indicador ¿Cumple Cantidad?, que permite identificar si la propuesta cumple los mínimos registrados.
¿Podemos guardar la cotización original?
Sí. Podemos adjuntar el PDF enviado por el proveedor y acceder a él desde el cuadro comparativo.
¿iSiore GO elige automáticamente al proveedor ganador?
No. El usuario selecciona manualmente cuál propuesta recomienda.
¿El ERP puede generar una justificación inicial?
Sí. Al seleccionar una propuesta recomendada se genera un texto inicial orientado a la mejor opción en costo, que el usuario puede completar o reemplazar.
¿Recomendar una cotización significa aprobarla?
No. Recomendación y aprobación son etapas diferentes.
¿La comparación incluye plazo de entrega y días de crédito?
Esos campos no aparecen documentados dentro del cuadro comparativo revisado, por lo que no los presentamos como criterios automáticos de esta función.
¿Existe un ranking automático de proveedores?
No está documentado un algoritmo de ranking o scoring automático dentro de este cuadro. La comparación aporta información y la recomendación la realiza el usuario.
